Kary umowne i limit kar: jak policzyć ryzyko przed ofertą

Ryzyko kar umownych liczysz przed ofertą w trzech krokach. Wypisz z projektu umowy, SWZ i OPZ każdą karę razem z podstawą naliczenia. Przelicz każdą karę na złotówki przy swojej cenie. Ułóż dwa scenariusze: realny, czyli kilka uchybień w roku, i najgorszy, czyli łączny limit kar. Umowa musi określać łączną maksymalną wysokość kar, ale Pzp nie mówi, ile ma ona wynosić. Oba scenariusze porównaj z marżą. Jeśli jedna kara zjada zysk z kilku miesięcy, doliczasz ryzyko do ceny albo pytasz zamawiającego o zmianę zapisu.

W usługach ciągłych, takich jak sprzątanie i ochrona, kary rzadko dotyczą jednego terminu końcowego. Nalicza się je za dzień, za godzinę, za osobę albo za „każdy stwierdzony przypadek”. Przy trzyletniej umowie takich przypadków może być dużo.

Co mówi Pzp o karach umownych

Umowa w sprawie zamówienia musi określać łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony. Pzp, art. 436 pkt 3. Ustawa nie podaje procentu. Limit ustala zamawiający w projekcie umowy. W dwóch umowach, które opisujemy niżej, to 30% i 40% wynagrodzenia brutto.

Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie, chyba że uzasadniają to okoliczności lub zakres zamówienia. Nie mogą też przewidywać kar za zachowanie niezwiązane ani bezpośrednio, ani pośrednio z przedmiotem umowy. Wykonawca nie może też odpowiadać za okoliczności, za które wyłącznie odpowiada zamawiający. Pzp, art. 433 pkt 1-3. Dlatego kary w umowach zwykle dotyczą zwłoki, czyli opóźnienia, za które odpowiadasz, a nie samego opóźnienia.

Resztę reguluje Kodeks cywilny. Kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody. Dłużnik może żądać jej zmniejszenia, jeśli zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana. Kodeks cywilny, art. 483 § 1 i art. 484. To jednak spór po fakcie, a nie sposób na wycenę.

Limit kar nie jest limitem Twojej odpowiedzialności. Obie umowy z przykładów pozwalają zamawiającemu dochodzić odszkodowania ponad kary na zasadach ogólnych.

Jakie kary spotkasz w umowach na sprzątanie i ochronę

Przy każdej karze zapisz trzy rzeczy: za co jest naliczana, od jakiej kwoty i jak często może się powtórzyć. Najwięcej błędów dotyczy podstawy. 0,5% wynagrodzenia miesięcznego i 0,5% wynagrodzenia całkowitego za trzy lata różnią się 36 razy.

Rodzaj kary	Typowa konstrukcja	Co policzyć
Zwłoka w wykonaniu usługi	% wynagrodzenia za każdy dzień	Podstawę: miesięczne czy całkowite wynagrodzenie
Czas reakcji	kwota za każdą godzinę lub minutę ponad termin	Ile zgłoszeń w roku, kto mierzy czas
Brak pracownika na zmianie	kwota albo % za każdy przypadek	Co jest przypadkiem: zmiana, dzień, tydzień
Nieobecność koordynatora lub osoby wskazanej w ofercie	kwota za każdy przypadek	Czy urlop i choroba z zastępstwem to przypadek
Brak umowy o pracę	kwota za osobę, bywa powtarzalna	Czy kara jest w SWZ, a nie w umowie
Brak dokumentów kontrolnych	% lub kwota za każde nieprzedłożenie	Termin na dokumenty
Odstąpienie od umowy	% całego wynagrodzenia lub kwota	Czy wlicza się do limitu

Przykład: sprzątanie Chrześcijańskiej Akademii Teologicznej w Warszawie

Chrześcijańska Akademia Teologiczna ogłosiła przetarg na sprzątanie budynku 2026/BZP 00352031 20 lipca 2026 r. Tryb podstawowy z możliwością negocjacji, oferty do 31 lipca. Umowa na 36 miesięcy, od 4 grudnia 2026 r. do 3 grudnia 2029 r. Co najmniej 250 godzin sprzątania w budynku i 25 godzin na terenie zewnętrznym miesięcznie. Osoby sprzątające zatrudnione na umowę o pracę, zgodnie z art. 95 Pzp.

Wartość zamówienia wynosiła 504 000 zł netto. Wpłynęło 8 ofert, od 615 492,00 zł do 1 770 120,00 zł brutto. Po negocjacjach zamawiający wybrał ofertę za 615 301,70 zł brutto. Umowę podpisano 23 września 2026 r. Ogłoszenie o wyniku 2026/BZP 00466511, projekt umowy po modyfikacji nr 1 i informacja o wyborze oferty w dokumentacji postępowania.

Wynagrodzenie dzieli się na 36 równych części miesięcznych, czyli 17 091,71 zł brutto miesięcznie. Kary z § 7 projektu umowy i z SWZ wyglądają tak:

Kara	Wysokość	Dla wybranej oferty
Zwłoka w wykonaniu prac z załącznika nr 1 do umowy	0,5% wynagrodzenia miesięcznego za dzień	85,46 zł za dzień
Zwłoka ponad 5 dni roboczych	podstawa do odstąpienia i kara za odstąpienie	35 000 zł
Osoba z doświadczeniem wskazanym w ofercie nie sprząta, czyli jest nieobecna co najmniej 2 dni w tygodniu roboczym	5000 zł za każdy przypadek	29% wynagrodzenia miesięcznego
Naruszenie poufności	5000 zł
Podwykonawca w kluczowej części zamówienia	10 000 zł za każdy przypadek
Osoba bez umowy o pracę (SWZ)	płaca minimalna z dnia zawarcia umowy za każdą osobę, ponownie po 30 dniach	4806 zł
Limit kar	40% wartości wynagrodzenia brutto	246 120,68 zł, jeśli od całej umowy

Kara za dzień zwłoki wygląda niegroźnie. Groźna jest kara za osobę wskazaną w ofercie. W kryterium „dodatkowe doświadczenie osób” można było dostać 10 pkt za dwie osoby z co najmniej dwuletnim doświadczeniem. Dwie najlepsze oferty miały prawie taką samą cenę: 615 301,70 zł i 615 492,00 zł. Wybrana wskazała dwie takie osoby i dostała 10 pkt, druga jedną osobę i 5 pkt. Końcowy wynik: 97,05 do 95 pkt. O wyborze zdecydowały punkty za doświadczenie. Te same dwie osoby to dwa źródła kary po 5000 zł.

SWZ wymaga, żeby wskazana osoba brała czynny udział w całym okresie realizacji. Zamawiający dopuszcza jej zmianę na osobę z doświadczeniem dającym tyle samo punktów. Ryzyko zależy więc od tego, czy masz w firmie zastępcę z dwuletnim doświadczeniem.

Scenariusz realny i najgorszy wobec marży

Przyjmijmy dla przykładu, że po pokryciu kosztów zostaje 5% wynagrodzenia, czyli 854,59 zł miesięcznie i 10 255,08 zł rocznie. To nasze założenie, nie dane wykonawcy.

Jedna kara 5000 zł zjada zysk z prawie sześciu miesięcy. Rok z kilkoma typowymi uchybieniami może wyglądać tak:

Zdarzenie w roku	Kara
Jedna z osób wskazanych w ofercie na dwutygodniowym urlopie, bez zastępcy o tym samym doświadczeniu, liczone jako dwa przypadki	10 000,00 zł
3 dni zwłoki w pracach z załącznika nr 1	256,38 zł
Jedna osoba bez umowy o pracę wykryta przy kontroli	4806,00 zł
Razem	15 062,38 zł

Realny scenariusz przekracza roczną marżę prawie o połowę. Najgorszy scenariusz to limit 246 120,68 zł, czyli ponad 14 miesięcy wynagrodzenia i ośmiokrotność marży z całych trzech lat.

Z tych liczb wynikają trzy decyzje przed ofertą:

Ile ryzyka doliczyć do ceny. Oszacuj, ile przypadków w roku jest realnych przy Twojej organizacji pracy, i dolicz ich koszt.
Czy wskazywać w ofercie osoby za punkty. Dodatkowe punkty mogą dać zamówienie, ale każda wskazana osoba zwiększa ryzyko kar.
O co zapytać zamawiającego. Zapis o nieobecności nie mówi, czy urlop albo choroba z zastępstwem to przypadek, ani czy każdy tydzień nieobecności liczy się osobno. Nie mówi też wprost, czy limit 40% liczy się od wynagrodzenia całkowitego.

Przed wyceną zapytaj też o historię kar. W tym przetargu zamawiający odpowiedział, że obecny wykonawca nie płacił kar, i podał wartość faktur z ostatnich trzech miesięcy: 16 532,85 zł brutto miesięcznie. Nowa umowa to 17 091,71 zł, czyli o 3,4% więcej.

Pytania do SWZ o kary: prośba o obniżenie to za mało

W przetargu na ochronę Sądu Rejonowego w Płońsku umowa przewidywała karę 10% wynagrodzenia miesięcznego za uchybienia pracowników ochrony, 10% wynagrodzenia całkowitego za brak umowy o pracę i limit 30% wynagrodzenia całkowitego. Wykonawcy prosili o obniżenie kar o połowę, dodanie 24-godzinnego terminu na usunięcie uchybienia, liczenie kar proporcjonalnie do niewykonanej części umowy i zapis o miarkowaniu. Zamawiający na każdą z tych próśb odpowiedział: „Zamawiający nie zmienia postanowień projektu umowy”. O miarkowaniu dodał, że wykonawca może go żądać na podstawie art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego. Wyjaśnienia treści SWZ z 25 sierpnia 2026 r., ogłoszenie o wyniku 2026/BZP 00450338.

Zamawiający nie musi zmieniać umowy na prośbę wykonawcy. Musi natomiast wyjaśnić treść SWZ, jeśli wniosek wpłynął w terminie. W trybie podstawowym wniosek musi wpłynąć najpóźniej 4 dni przed terminem ofert, a odpowiedź przyjść najpóźniej 2 dni przed nim. Pzp, art. 284 ust. 2. W przetargu nieograniczonym te terminy wynoszą 14 i 6 dni. Pzp, art. 135 ust. 2. Więcej o terminach w artykule termin na pytania do SWZ.

Skuteczniejsze są pytania, które wymagają odpowiedzi, a nie zgody:

Co jest przypadkiem. „Czy urlop wypoczynkowy osoby wskazanej w ofercie, w czasie którego sprząta osoba o tym samym doświadczeniu, jest przypadkiem z § 7 ust. 1 pkt 4?”
Od czego liczy się procent. „Czy 0,5% za dzień zwłoki liczy się od wynagrodzenia miesięcznego z § 5 ust. 3?”
Od czego liczy się limit. „Czy limit 40% dotyczy wynagrodzenia brutto za cały okres umowy?”
Czy kara mieści się w art. 433. Gdy kara dotyczy okoliczności zależnych od zamawiającego albo niezwiązanych z przedmiotem umowy, wskaż konkretny przepis i zapis.

Na odpowiedziach zamawiającego możesz oprzeć wycenę. Jak napisać pytanie, żeby zamawiający miał podstawę do zmiany, opisujemy w artykule jak napisać pytanie do SWZ. Czy odpowiedzi wiążą strony, wyjaśniamy w artykule czy odpowiedzi na pytania do SWZ są wiążące.

Najczęstsze pytania

Czy limit kar umownych jest obowiązkowy?

Tak. Umowa w sprawie zamówienia publicznego musi określać łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony (art. 436 pkt 3 Pzp). Jeśli projekt umowy go nie podaje, zapytaj o to w pytaniach do SWZ.

Ile wynosi limit kar w zamówieniach publicznych?

Pzp nie określa procentu. Limit ustala zamawiający. W dwóch umowach opisanych w artykule to 30% i 40% wynagrodzenia brutto. Sprawdź też podstawę: wynagrodzenie całkowite, miesięczne albo netto.

Czy limit kar ogranicza całą odpowiedzialność wykonawcy?

Nie zawsze. Jeśli umowa pozwala dochodzić odszkodowania przewyższającego kary, zamawiający może żądać pokrycia szkody ponad limit. Obie umowy z przykładów mają taki zapis.

Czy zamawiający może naliczyć karę za opóźnienie, którego nie zawiniłem?

Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać odpowiedzialności za opóźnienie, chyba że uzasadniają to okoliczności lub zakres zamówienia (art. 433 pkt 1 Pzp). Dlatego kary zwykle dotyczą zwłoki. Jeśli widzisz karę za samo opóźnienie, zapytaj o uzasadnienie.

Czy sąd może obniżyć karę umowną?

Tak. Dłużnik może żądać zmniejszenia kary, jeśli zobowiązanie wykonano w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 Kodeksu cywilnego). To jednak spór po naliczeniu kary. Przy wycenie licz kary w pełnej wysokości.

Jak sprawdza to agent Lentry

Zapytaj Lentrę albo asystenta AI, do którego ją podłączysz: „Jakie kary są w tym przetargu i ile mogą nas kosztować?”. Agent przechodzi kroki opisane wyżej:

Wypisuje wszystkie kary. Szuka ich w projekcie umowy, SWZ i OPZ, bo sankcje za brak umowy o pracę bywają poza umową. Przy każdej karze podaje cytat, paragraf i stronę.
Przelicza kary na złotówki przy Twojej cenie. Rozróżnia procent wynagrodzenia miesięcznego i całkowitego, kary za dzień, za godzinę i za przypadek. Pokazuje, które kary są najgroźniejsze.
Liczy limit kar i porównuje go z marżą. Układa scenariusz realny według Twoich założeń i scenariusz najgorszy, czyli pełny limit.
Wskazuje niejasne zapisy i przygotowuje pytania do SWZ. Zaznacza kary bez jasnej podstawy, nieokreślone przypadki i zapisy do sprawdzenia pod kątem art. 433 Pzp. Podaje termin na pytania dla danego trybu.
Śledzi odpowiedzi i zmiany umowy. Gdy zamawiający opublikuje odpowiedzi albo zmodyfikowany projekt umowy, agent porównuje wersje i pokazuje, które kary się zmieniły.

Przy każdej liczbie widzisz źródło w dokumentach, więc zespół może sprawdzić wyliczenie przed decyzją o ofercie. Więcej o przetargach na sprzątanie, ochronę i inne usługi znajdziesz na stronie usługi i dostawy. Jak liczyć koszt personelu przy wymogu umowy o pracę, opisujemy w artykule przetarg na sprzątanie lub ochronę: koszty pracy. Jak podłączyć Lentrę do ChatGPT, Claude, Gemini albo Copilota, opisujemy na stronie Lentra w asystencie AI.

Masz przetarg z wysokimi karami? Sprawdź go z nami w Lentrze. Wypiszemy kary, policzymy limit przy Twojej cenie i przygotujemy pytania do zamawiającego.