Jak napisać pytanie do SWZ: przykłady dotyczące zakresu i warunków udziału

Projekt pokazuje roboty, których nie ma w przedmiarze. Warunek wymaga rozbudowy, a Twoja firma wykonywała przebudowy o podobnym zakresie. Kosztorysant albo osoba kompletująca dokumenty zatrzymuje pracę, bo od jednego zapisu zależy cena lub możliwość udziału.

Pytanie „prosimy o wyjaśnienie dokumentacji” zostawia zamawiającemu za dużo miejsca na odpowiedź, która niczego nie rozstrzyga. Wskaż konkretną sprzeczność i napisz, jakiej decyzji potrzebujesz do przygotowania oferty. Jeśli chcesz zmiany wymagania, zaproponuj jego nowe brzmienie i uzasadnij je zakresem zamówienia.

Poniższe przykłady są modelowe. Pokazują sposób napisania pytania, nie cytują konkretnego postępowania. Przed użyciem zastąp oznaczenia dokumentów i liczby rzeczywistymi danymi.

Chcesz zmiany warunku? Daj zamawiającemu „podkładkę”

Zmiana wymagań to jeden ze sposobów, żeby otworzyć sobie drogę do przetargu, który przy pierwszym czytaniu wygląda na niedostępny. Masz odpowiednie realizacje, ale warunek wymaga innego rodzaju obiektu albo doświadczenia szerszego niż roboty do wykonania. Zanim odpuścisz, sprawdź, czy możesz przekonać zamawiającego do innego zapisu.

Samo „prosimy obniżyć wymagania, bo ich nie spełniamy” zostawia mu całą pracę. Musi wymyślić nowe brzmienie, sprawdzić jego zgodność z prawem i uzasadnić, dlaczego zmiana nadal zabezpiecza wykonanie zamówienia. Po jego stronie jest też obawa przed kontrolą: ktoś będzie musiał obronić tę decyzję, np. przed UZP. Kontrola Prezesa UZP obejmuje zgodność działań i zaniechań zamawiającego z Pzp, zgodnie z art. 603 ust. 1.

Daj mu „podkładkę”: gotowy zapis i uzasadnienie, które może wykorzystać. Pokaż, jakie roboty obejmuje zamówienie, jak proponowane doświadczenie potwierdza zdolność ich wykonania i które wymagane parametry pozostawiasz bez zmian. Wyjaśnij, dlaczego dodatkowe ograniczenie nie jest potrzebne do tego zakresu. Zamiast samego zarzutu o ograniczanie konkurencji przedstaw argument, z którym zamawiający może coś zrobić.

Chcesz zmienić warunek „pod siebie”, bo dzięki temu Twoja firma może złożyć ofertę. Argumentem dla zamawiającego musi być jednak zakres robót i proporcjonalność wymagania, a nie to, że akurat Tobie brakuje jednej referencji. Dobrze przygotowany wniosek ułatwia mu przyjęcie zmiany, ale nie gwarantuje zgody. Nie każdy warunek, którego nie spełniasz, jest nieproporcjonalny. Podstawę oceny daje art. 112 ust. 1 Pzp.

To trudniejsza praca niż dopisanie „prosimy o dopuszczenie”, ale może zdecydować, czy w ogóle wystartujesz. Najpierw potrzebujesz dokładnego warunku i porównania z własnymi robotami. Analiza SWZ w Lentrze wyciąga wymagania z cytatami i odniesieniami do dokumentów. Nie zaczynasz od ręcznego szukania w archiwach i skanach; sprawdzasz zapis, który chcesz zmienić, i przygotowujesz argumentację.

Najpierw wskaż zapis, który zatrzymuje ofertę

W każdym pytaniu podaj nazwę pliku, punkt lub numer rysunku oraz stronę. Zacytuj problematyczny fragment. Gdy porównujesz dwa dokumenty, wskaż oba. Zamawiający powinien móc od razu odnaleźć rozbieżność, a Twój zespół po odpowiedzi powinien wiedzieć, do którego założenia wyceny wrócić.

Ułóż pytanie w tej kolejności:

Zapis: dokument i dokładne miejsce.
Problem: co jest niejasne, sprzeczne albo wymaga zmiany.
Skutek dla oferty: czego nie da się ustalić lub dlaczego obecny warunek nie odpowiada zakresowi robót.
Wniosek: konkretna odpowiedź, korekta załącznika lub proponowane brzmienie warunku.

Oddziel pytania dotyczące różnych spraw. Kosztorysant potrzebuje odpowiedzi o ilości robót, a osoba zbierająca referencje o doświadczeniu. Jedna zbiorcza prośba utrudnia sprawdzenie, czy zamawiający odpowiedział na wszystko.

Przykład 1: projekt i przedmiar podają różne ilości

Samo „prosimy poprawić przedmiar” nie ustala zakresu, który masz wycenić. Zamawiający może odesłać do dokumentacji projektowej, a zespół nadal będzie miał dwa zestawy ilości.

Pytanie do dostosowania:

Rysunek A-12 w pliku „Projekt architektoniczny.pdf” wskazuje wymianę 18 okien. Pozycja 42 przedmiaru obejmuje 12 okien. Prosimy o potwierdzenie liczby okien objętych zamówieniem oraz wskazanie, które otwory należy uwzględnić w cenie oferty. Jeżeli zakres obejmuje 18 okien, prosimy o skorygowanie pozycji 42 i udostępnienie aktualnego przedmiaru. Prosimy również o wskazanie sposobu ujęcia tej korekty w wymaganym kosztorysie ofertowym.

To pytanie łączy zakres robót ze sposobem przygotowania załącznika do oferty. Prawdziwą rozbieżność z dokumentacji i sposób jej kalkulacji pokazujemy w poradniku o projekcie i przedmiarze.

Po odpowiedzi sprawdź również zestawienie stolarki, parametry okien i projekt umowy. Sama korekta liczby sztuk nie rozstrzyga ceny, jeśli dokumenty nadal podają różne wymiary.

Nie zakładaj z góry, że brak w przedmiarze pozwala pominąć roboty albo że każde niejasne wymaganie obciąża wykonawcę. Punkt wyjścia stanowią opis robót, pozostała dokumentacja i zasady rozliczenia z umowy. Art. 99 ust. 1 Pzp wymaga jednoznacznego i wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia. W pytaniu pokaż konkretnie, czego brakuje do jego wyceny.

Przykład 2: przebudowa a wymagane doświadczenie w rozbudowie

Nie wpisuj wykonanej przebudowy jako rozbudowy tylko dlatego, że chcesz dopasować referencję do SWZ. Zmiana nazwy na wykazie nie zmienia faktycznie wykonanych robót. Jeżeli doświadczenie firmy może potwierdzać zdolność do wykonania zamówienia, wystąp o zmianę warunku przed ofertą.

Pytanie do dostosowania:

Punkt 7.2 SWZ wymaga jednej roboty obejmującej rozbudowę budynku wraz z wykonaniem instalacji sanitarnych i elektrycznych. Przedmiot obecnego zamówienia obejmuje przebudowę pomieszczeń i wymianę tych instalacji, bez zwiększenia kubatury budynku. Prosimy o zmianę warunku przez dopuszczenie także roboty obejmującej przebudowę budynku wraz z wykonaniem instalacji sanitarnych i elektrycznych, przy zachowaniu wymaganej wartości i pozostałych parametrów wskazanych w pkt 7.2. Tak opisane doświadczenie dotyczy robót objętych obecnym zamówieniem. Jeżeli zamawiający utrzymuje wymóg wyłącznie rozbudowy, prosimy o wyjaśnienie jego związku z zakresem zamówienia.

Tu prosisz o zmianę, a nie o potwierdzenie, że dwa różne rodzaje robót znaczą to samo. Zamawiający może nie przyjąć propozycji. Warunki mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, ale nie muszą dopuszczać każdej firmy. Zasady opisuje art. 112 Pzp.

Podkładka polega tu na powiązaniu proponowanego doświadczenia z konkretnymi robotami: przebudową pomieszczeń i wykonaniem instalacji. Zachowujesz wartość oraz pozostałe parametry warunku. Zamawiający dostaje propozycję wraz z powodem jej przyjęcia, zamiast samodzielnie wymyślać, czym zastąpić wymóg rozbudowy. Jak sprawdzić własne realizacje, pokazujemy w poradniku o referencjach do przetargu budowlanego.

Przykład 3: wymaganie dotyczące kierownika nie odpowiada opisanym robotom

Prośba „o złagodzenie warunku, bo ogranicza konkurencję” nie pokazuje, jakiego wymagania potrzebuje ta budowa. Porównaj wymagane doświadczenie personelu z rzeczywistym zakresem i odpowiedzialnością danej osoby.

Pytanie do dostosowania:

Punkt 7.3 SWZ wymaga, aby kierownik budowy kierował co najmniej trzema budowami basenów. Dokumentacja obecnego zamówienia obejmuje remont szatni i zaplecza, bez robót przy niecce oraz technologii uzdatniania wody. Prosimy o zmianę warunku przez dopuszczenie osoby, która kierowała co najmniej trzema robotami obejmującymi remont lub przebudowę budynków użyteczności publicznej wraz z instalacjami sanitarnymi i elektrycznymi, przy zachowaniu pozostałych wymagań wskazanych w pkt 7.3. Proponowane doświadczenie odpowiada robotom opisanym w dokumentacji. Jeżeli zamawiający utrzymuje warunek, prosimy o wskazanie robót uzasadniających doświadczenie wyłącznie przy budowie basenów.

Przed wysłaniem sprawdź, czy opis zamówienia rzeczywiście nie zawiera robót, których pominąłeś w uzasadnieniu. Porównuj wymagania punkt po punkcie. Sam fakt, że Twój kierownik ich nie spełnia, nie dowodzi wadliwości warunku.

Do kiedy wysłać pytanie do SWZ

Pytanie musi wpłynąć do zamawiającego w odpowiednim terminie. Nie wystarcza rozpoczęcie wysyłania wiadomości. Użyj sposobu komunikacji wskazanego w dokumentacji i zachowaj potwierdzenie przekazania.

Procedura	Wniosek z obowiązkiem odpowiedzi powinien wpłynąć najpóźniej	Zamawiający udziela odpowiedzi najpóźniej
Tryb podstawowy	4 dni przed terminem ofert albo ofert podlegających negocjacjom	2 dni przed tym terminem
Przetarg nieograniczony, zasada ogólna	14 dni przed terminem ofert	6 dni przed tym terminem
Przetarg nieograniczony skrócony z powodu pilnej potrzeby, art. 138 ust. 2 pkt 2	7 dni przed terminem ofert	4 dni przed tym terminem

Podstawy: art. 284 Pzp i art. 135 Pzp. Odpowiedzi mają być udzielane niezwłocznie; tabela pokazuje graniczne terminy. Jeżeli wniosek wpłynął w terminie, a zamawiający nie udzielił wyjaśnień w wymaganym czasie, musi przedłużyć termin ofert o czas niezbędny do zapoznania się z nimi i przygotowania oferty. Po spóźnionym wniosku nie ma obowiązku odpowiedzieć ani przesunąć ofert z tego powodu. Przedłużenie terminu ofert nie odnawia ustawowego terminu na pytania.

Nie traktuj tych dni jako dni roboczych. Przy wyznaczaniu daty sprawdź zasady liczenia terminów, w tym soboty i dni ustawowo wolne. UZP pokazuje sposób obliczania na przykładzie w pytaniach i odpowiedziach dotyczących Pzp.

Jeżeli rozważasz odwołanie na dokumentację, nie czekaj z konsultacją do odpowiedzi. Terminy odwoławcze biegną według odrębnych zasad z art. 515 Pzp. Wysłanie pytania nie zatrzymuje ich biegu.

Zgoda musi znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji

Po odpowiedzi „zamawiający wyraża zgodę” sprawdź, jakie brzmienie wymagania ostatecznie obowiązuje. Czy dopuszczono proponowany rodzaj robót bez dodatkowego zastrzeżenia? Czy zachowano pozostałe parametry? Czy zmienił się formularz wykazu lub załącznik, który masz złożyć? Odpowiedź może sama zmieniać treść SWZ, więc nie szukaj wyłącznie nowego pliku o nazwie „SWZ po zmianach”. Przeczytaj dokładny zapis wyjaśnienia.

Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach zmienić SWZ przed upływem terminu ofert. Zmianę udostępnia na stronie postępowania, a jeśli wpływa ona na ogłoszenie, zmienia również ogłoszenie. Gdy zmiana jest istotna dla przygotowania oferty lub wymaga dodatkowego czasu, musi przedłużyć termin. Reguły dla przetargu nieograniczonego i trybu podstawowego określają art. 137 i art. 286 Pzp.

Odpowiedź trzeba połączyć z wcześniejszymi zmianami

Zamawiający może opublikować odpowiedzi zbiorczo, wśród pytań wielu firm. Własne pytanie rozpoznawaj po treści i wskazanych dokumentach. Ustawa przewiduje publikację zapytań z wyjaśnieniami bez ujawniania źródła zapytania, zgodnie z art. 135 ust. 6 i art. 284 ust. 6 Pzp.

Po odpowiedzi ustal, co poprawić: ilość w kosztorysie, dobór referencji, wykaz osób lub inne założenie oferty. Gdy zamawiający odsyła do wcześniejszych odpowiedzi, przeczytaj cały wskazany ciąg. Jeśli zapowiedziana korekta załącznika nie została opublikowana, sprawdź, czy odpowiedź rzeczywiście daje dane potrzebne do przygotowania oferty.

Przy wielu postępowaniach ręczne pobieranie plików, szukanie własnych pytań i porównywanie odpowiedzi zabiera czas osobom, które mają wyceniać roboty. Monitoring Lentry przejmuje śledzenie publikacji: dostajesz w aplikacji opis zmian z linkami do nowych plików, a kolejne publikacje widzisz na osi czasu przetargu. Nie płacisz za kolejne godziny ręcznego sprawdzania stron tylko po to, żeby dowiedzieć się, co opublikowano. Zespół przechodzi do oceny zmiany i poprawienia oferty. Więcej pokazujemy w artykule o łączeniu zmian SWZ i odpowiedzi.

Masz przetarg, w którym jeden warunek blokuje udział? Umów pokaz Lentry na tym postępowaniu. Zobacz, jak dotrzeć do wymagania, jego źródła i późniejszych zmian bez ręcznego przeglądania kolejnych paczek dokumentów.

Stan prawny sprawdzony 5 października 2026 r. Terminy opisano dla wskazanych procedur zamówień klasycznych według Pzp.