Przetarg na sprzątanie lub ochronę: koszty pracy przy umowie o pracę

W przetargu na sprzątanie lub ochronę z wymogiem umowy o pracę cenę liczysz od godzin z OPZ. Zamieniasz je na etaty, a każdy etat wyceniasz według płacy minimalnej z roku, w którym ludzie będą pracować. Dodajesz składki pracodawcy, PPK, urlopy, zastępstwa i dodatek nocny. W 2027 r. płaca minimalna wynosi 4950 zł brutto, a pełny etat kosztuje pracodawcę około 6038 zł miesięcznie. Przy ochronie całodobowej to około 40 zł za godzinę usługi, zanim doliczysz dodatek nocny, nadzór, sprzęt, koszty ogólne i marżę.

Margines jest mały. W przetargu na ochronę Sądu Rejonowego w Płońsku najdroższa oferta odrzucona jako rażąco niska różniła się od wybranej o 38 groszy netto na godzinę. Poniżej pokazujemy, jak dojść do takiej liczby samodzielnie i co sprawdzić w dokumentach, zanim podasz cenę.

Kiedy zamawiający wymaga umowy o pracę

W zamówieniach na usługi i roboty budowlane zamawiający wymaga, żeby osoby wykonujące wskazane czynności były zatrudnione na umowę o pracę, jeżeli te czynności polegają na pracy w sposób opisany w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Chodzi o pracę pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Sprzątanie według harmonogramu i dyżur na portierni zwykle spełniają ten opis. Pzp, art. 95 ust. 1.

Dokumenty zamówienia muszą wskazać czynności objęte wymogiem, sposób weryfikacji zatrudnienia, uprawnienia kontrolne zamawiającego i sankcje. Umowa zawiera postanowienia o dokumentowaniu zatrudnienia, kontroli i sankcjach. Pzp, art. 95 ust. 2 i art. 438.

Przed wyceną sprawdź trzy rzeczy:

Kogo dotyczy wymóg. Czy tylko osób sprzątających, czy także koordynatora, ogrodnika albo grupy interwencyjnej. W Płońsku wymóg nie obejmował grup interwencyjnych.
Czy obejmuje każdą godzinę. W Płońsku zamawiający odpowiedział, że tak. Zastępcą pracownika ochrony na czas urlopu lub choroby nie może być zleceniobiorca. Rezerwę na zastępstwa liczysz więc w etatach.
Jaka jest sankcja. W Płońsku za niespełnienie wymogu grozi kara 10% całkowitego wynagrodzenia brutto, czyli około 86,8 tys. zł przy cenie wybranej oferty. W przetargu na sprzątanie, który opisujemy w artykule o karach umownych i limicie kar, kara wynosi równowartość płacy minimalnej za każdą osobę i może być nałożona ponownie po 30 dniach.

Płaca minimalna 2026 i 2027: policz każdy rok umowy osobno

W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Rozporządzenie na 2026 r.. Od 1 stycznia 2027 r. będzie to 4950 zł i 32,30 zł. Rozporządzenie na 2027 r..

Minimalna stawka godzinowa dotyczy niektórych umów cywilnoprawnych. Przy umowie o pracę liczysz miesięczną płacę minimalną za pełny etat. Koszt pracy przyjęty w cenie nie może być niższy od tych kwot. Pzp, art. 224 ust. 3 pkt 4.

Umowa na sprzątanie czy ochronę często obejmuje dwa lub trzy lata kalendarzowe. Gdy stawek na dany rok jeszcze nie ogłoszono, oprzyj się na harmonogramie z ustawy. Rada Ministrów przedstawia propozycję do 15 czerwca, a ostateczna kwota jest znana najpóźniej 15 września. Jeśli płacę ustala rozporządzenie, nie może ona być niższa od czerwcowej propozycji. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 2 ust. 2, 4 i 5. Po 15 czerwca masz więc rozsądną dolną granicę płacy na kolejny rok. Na dalsze lata potrzebujesz własnego założenia i klauzuli waloryzacyjnej.

Ile kosztuje pracodawcę etat w 2027 r.

Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki płacone przez pracodawcę. Pracodawca finansuje 9,76% podstawy na ubezpieczenie emerytalne, 6,5% na rentowe i całe ubezpieczenie wypadkowe. ZUS, finansowanie składek. Do tego Fundusz Pracy 1,00%, Fundusz Solidarnościowy 1,45% i FGŚP 0,10%. ZUS, Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, FGŚP. Wpłata podstawowa pracodawcy do PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia. Ustawa o PPK, art. 26 ust. 1.

Składnik	Stawka	Kwota miesięcznie
Wynagrodzenie brutto	-	4950,00 zł
Ubezpieczenie emerytalne, część pracodawcy	9,76%	483,12 zł
Ubezpieczenie rentowe, część pracodawcy	6,50%	321,75 zł
Ubezpieczenie wypadkowe	1,67%	82,67 zł
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy	2,45%	121,28 zł
FGŚP	0,10%	4,95 zł
PPK, wpłata podstawowa pracodawcy	1,50%	74,25 zł
Razem		6038,02 zł

Stawka wypadkowa 1,67% dotyczy płatników zgłaszających do 9 ubezpieczonych. ZUS, wysokość składek. Większa firma płaci stawkę ustaloną dla siebie. PPK liczysz tylko za uczestników planu. Wstaw do tabeli własne stawki, bo w wyjaśnieniach ceny będziesz musiał je udokumentować.

Z godzin usługi zrób etaty

Etat to w 2027 r. około 2000 godzin nominalnego czasu pracy. Odejmij urlop: 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat, 26 dni przy dłuższym. Kodeks pracy, art. 154 § 1. Przy 26 dniach zostaje około 1800 godzin pracy w roku.

Posterunek całodobowy przez rok to 8760 godzin. Dwa posterunki to 17 520 godzin, czyli około 9,7 etatu po odjęciu urlopów. Do tego dochodzi choroba. Za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku (14 dni u pracownika po 50. roku życia) pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, które wypłaca pracodawca. W tym czasie ktoś inny musi stać na posterunku. Kodeks pracy, art. 92 § 1.

Koszt jednej przepracowanej godziny w 2027 r.:

12 × 6038,02 zł = 72 456,24 zł rocznie na etat,
przy 26 dniach urlopu: 72 456,24 zł / 1800 h = 40,25 zł,
przy 20 dniach urlopu: 72 456,24 zł / 1848 h = 39,21 zł.

To sama płaca minimalna z narzutami, bez nocy, zastępstw chorobowych, nadzoru, umundurowania, szkoleń, monitoringu, ubezpieczenia OC, kosztów ogólnych i marży.

Ochrona: noce, niedziele i święta

Pora nocna to 8 godzin między 21:00 a 7:00. Za każdą godzinę pracy w nocy przysługuje dodatek 20% stawki godzinowej wynikającej z płacy minimalnej. Kodeks pracy, art. 151⁷ § 1 i art. 151⁸ § 1. W miesiącu ze 168 godzinami pracy w 2027 r. to 4950 zł / 168 h × 20% = 5,89 zł za godzinę nocną. Na posterunku całodobowym noc to jedna trzecia godzin, więc średnio dokładasz około 1,96 zł do każdej godziny usługi, a z narzutami pracodawcy około 2,40 zł.

Dodatek nocny nie wlicza się do płacy minimalnej. Płacisz go ponad 4950 zł. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 6 ust. 5 pkt 4.

Praca w niedziele i święta przy ochronie osób i mienia jest dozwolona. Pracownik dostaje za nią inny dzień wolny, a jeśli nie da się go udzielić, dodatek 100% za każdą godzinę. Kodeks pracy, art. 151¹⁰ pkt 7 i art. 151¹¹. Dzień wolny też trzeba obsadzić, więc w praktyce płacisz za więcej etatów albo za dodatki.

Ochrona może pracować w systemie równoważnym z dobą pracy do 24 godzin i okresem rozliczeniowym do miesiąca. Kodeks pracy, art. 137. Długie dyżury nie zmieniają liczby godzin do opłacenia. Zmieniają tylko grafik.

Przykład: ochrona Sądu Rejonowego w Płońsku

Sąd Rejonowy w Płońsku ogłosił przetarg 2026/BZP 00400435 20 sierpnia 2026 r., z terminem ofert 28 sierpnia. Zakres: dwóch pracowników ochrony przez całą dobę, 17 520 roboczogodzin, od 1 grudnia 2026 r. do 30 listopada 2027 r. Wszystkie osoby wykonujące ochronę miały być zatrudnione na umowę o pracę, zgodnie z art. 95 Pzp. Kryteria: cena 60 pkt i czas reakcji grupy interwencyjnej 40 pkt. Wszystkie oceniane oferty dostały maksimum za czas reakcji, więc zdecydowała cena.

Zamawiający przeznaczył na zamówienie 896 463,36 zł brutto. Wartość zamówienia w ogłoszeniu o wyniku to 728 832 zł netto, czyli 41,60 zł netto za godzinę usługi. Wpłynęło 12 ofert, od 823 194,72 zł do 926 686,68 zł brutto. Ogłoszenie o wyniku 2026/BZP 00450338, informacja z otwarcia ofert i informacja o wynikach w dokumentacji postępowania.

Oferta	Cena brutto	Netto za godzinę	Wynik
Najtańsza	823 194,72 zł	38,20 zł	odrzucona, rażąco niska cena
	838 279,44 zł	38,90 zł	odrzucona, rażąco niska cena
	851 014,37 zł	39,49 zł	odrzucona, rażąco niska cena
	859 829,04 zł	39,90 zł	odrzucona, rażąco niska cena
Wybrana	868 018,28 zł	40,28 zł	umowa z 21 września 2026 r.
Najdroższa	926 686,68 zł	43,00 zł	oceniona

Cztery oferty odrzucono na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 w związku z art. 224 ust. 6 Pzp, jedną z innego powodu. Najtańsza odrzucona oferta była tylko o 8,2% niższa od kwoty zamawiającego. Do progu 30% z art. 224 ust. 2 było daleko, a mimo to oferta odpadła.

Ciekawsze od wyniku są wyjaśnienia treści SWZ z 25 sierpnia. Wykonawcy zapytali o każde założenie, które decyduje o koszcie pracy:

Płaca na 2027 r. Ofertę należało policzyć z płacą 4806 zł za grudzień 2026 r. i 4950 zł za styczeń-listopad 2027 r. W dniu składania ofert kwota 4950 zł była jeszcze tylko w projekcie rozporządzenia.
Waloryzacja od stycznia 2027 r. Nie przysługuje. Umowa pozwala zmienić wynagrodzenie po zmianie płacy minimalnej tylko wtedy, gdy wykonawca nie skalkulował jej w cenie. Wzrost znany przed ofertą trzeba było wliczyć.
Urlopy. Cały koszt urlopu nabytego w okresie umowy ma być w cenie.
Dofinansowanie z urzędu pracy. Samo powołanie się na nie, bez umów dotyczących tego zamówienia, nie wystarczy. Zamawiający zapowiedział, że zażąda wyjaśnień z dowodami.

Wybrana oferta to 40,28 zł netto za godzinę. To blisko kosztu samej płacy minimalnej z narzutami i urlopem, policzonego wyżej. Nie znamy treści wyjaśnień wykonawców, więc nie wiemy, jakie założenia przyjęli. Wiemy, że przy takich cenach o wyniku decydują grosze na godzinę i dokumenty, które je potwierdzają.

Waloryzacja: co pokryje, a czego nie

Umowa zawarta na ponad 12 miesięcy musi określać zasady zmiany wynagrodzenia po zmianie stawki VAT, płacy minimalnej lub minimalnej stawki godzinowej, zasad i stawek składek na ubezpieczenia oraz wpłat do PPK, jeżeli wpływa to na koszty wykonawcy. Pzp, art. 436 pkt 4 lit. b. Umowa na ponad 6 miesięcy zawiera też klauzulę zmiany wynagrodzenia przy zmianie cen materiałów lub kosztów, z maksymalną wartością zmiany. Pzp, art. 439 ust. 1 i ust. 2 pkt 4.

Klauzula nie oznacza automatycznej podwyżki. Sprawdź w projekcie umowy:

Co jest wyłączone. W Płońsku wyłączono zmiany, które wykonawca skalkulował w cenie. Znaną podwyżkę płacy minimalnej wliczasz więc do oferty.
Od kiedy działa zmiana. W przetargu na sprzątanie, który opisujemy w artykule o karach umownych, nowe wynagrodzenie obowiązuje od pierwszego dnia miesiąca po złożeniu kompletnego wniosku, nie wcześniej niż od wejścia w życie przepisów. Spóźniony wniosek to miesiące pracy po starej cenie.
Czego zażąda zamawiający. Kalkulacji wzrostu kosztów i dowodów, na przykład umów o pracę i zgłoszeń do ubezpieczeń.
Jaki jest limit. W Płońsku klauzula wskaźnikowa dopuszcza zmianę najwyżej o 5% wynagrodzenia i dopiero przy wskaźniku powyżej 10%.

Rażąco niska cena w usługach

Gdy zamawiający w usługach wzywa do wyjaśnienia ceny, musi zapytać co najmniej o koszty pracy oraz zgodność z przepisami prawa pracy i zabezpieczenia społecznego. To wykonawca musi wykazać, że cena nie jest rażąco niska. Brak odpowiedzi w terminie albo wyjaśnienia, które razem z dowodami nie uzasadniają ceny, prowadzą do odrzucenia oferty. Pzp, art. 224 ust. 4-6.

Przygotuj kalkulację już przy wycenie: liczbę etatów, godziny, wymiar urlopu, rezerwę chorobową, noce, święta, nadzór, sprzęt i marżę. Każdą pozycję powiąż z dokumentem albo własnymi danymi kadrowymi. Jak budować takie wyjaśnienia z dowodami, opisujemy na przykładzie robót budowlanych w artykule o rażąco niskiej cenie.

Najczęstsze pytania

Czy w każdym przetargu na sprzątanie jest wymóg umowy o pracę?

Zamawiający określa go, jeśli czynności polegają na pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 95 ust. 1 Pzp). Dla codziennego sprzątania i dozoru zwykle tak jest. Zakres wymogu, czyli kogo dotyczy i jaka jest sankcja, sprawdzasz w SWZ i projekcie umowy.

Jaką płacę minimalną przyjąć w ofercie na 2027 r.?

4950 zł brutto miesięcznie za pełny etat, zgodnie z rozporządzeniem z 14 września 2026 r. Miesiące 2026 r. liczysz według 4806 zł. Jeśli umowa trwa dłużej, dla kolejnych lat przyjmij własne założenie i sprawdź klauzulę waloryzacyjną.

Czy mogę liczyć pracę etatowca od stawki 32,30 zł za godzinę?

Nie. Minimalna stawka godzinowa dotyczy niektórych umów cywilnoprawnych. Pracownik na pełnym etacie musi dostać co najmniej płacę minimalną miesięcznie, niezależnie od liczby godzin w miesiącu.

Czy waloryzacja pokryje wzrost płacy minimalnej?

Tylko na zasadach z umowy. Umowa może wyłączać zmiany znane w dniu składania ofert, jak w Płońsku, wymagać wniosku z kalkulacją i działać dopiero od kolejnego miesiąca. Wzrost ogłoszony przed terminem ofert wlicz do ceny.

Czy dodatek nocny wlicza się do płacy minimalnej?

Nie. Dodatek za pracę w porze nocnej płacisz ponad płacę minimalną (art. 6 ust. 5 pkt 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). W ochronie całodobowej to jedna trzecia wszystkich godzin.

Jak sprawdza to agent Lentry

Zapytaj Lentrę albo asystenta AI, do którego ją podłączysz: „Ile osób potrzebujemy do tego przetargu na ochronę i ile kosztuje nas godzina usługi?”. Agent przechodzi kroki opisane wyżej:

Wypisuje wymagania wobec personelu. Z SWZ, OPZ i projektu umowy wyciąga liczbę posterunków lub osób, godziny, wymóg umowy o pracę z art. 95, kwalifikacje i sankcje. Przy każdym wymaganiu podaje cytat i stronę dokumentu.
Liczy personel i koszt pracy. Zamienia godziny usługi na etaty i wycenia je według płacy minimalnej z każdego roku umowy. Przyjmuje Twoje założenia: wymiar urlopu, stawkę wypadkową, udział w PPK, rezerwę na choroby, noce i święta.
Czyta klauzule waloryzacyjne. Pokazuje, które zmiany płacy i składek obejmuje umowa, czego nie obejmuje, od kiedy działa zmiana i jaki ma limit.
Śledzi odpowiedzi na pytania. Gdy zamawiający odpowie, że ofertę trzeba policzyć z płacą 4950 zł albo z pełnym kosztem urlopu, agent zaznacza zmianę i wysyła e-mail do zespołu.
Porównuje cenę z kwotą zamawiającego i z rynkiem. Zestawia Twoją cenę za godzinę z kwotą na sfinansowanie, a po otwarciu ofert z cenami konkurencji. Pokazuje też, za ile ten zamawiający kupował usługę wcześniej.

Przy każdej liczbie widzisz źródło: stronę OPZ, paragraf umowy albo numer odpowiedzi na pytanie. Jeśli zamawiający wezwie do wyjaśnienia ceny, kalkulację możesz od razu do nich przenieść. Więcej o przetargach na sprzątanie, ochronę i inne usługi znajdziesz na stronie usługi i dostawy. Jak podłączyć Lentrę do ChatGPT, Claude, Gemini albo Copilota, opisujemy na stronie Lentra w asystencie AI.

Wyceniasz przetarg na sprzątanie lub ochronę? Sprawdź go z nami w Lentrze. Policzymy etaty i koszt godziny przy Twoich założeniach i pokażemy, za ile wygrywano podobne przetargi.