Czy odpowiedzi na pytania do SWZ są wiążące? Wyjaśnienia i KIO

Formularz cenowy masz gotowy od tygodnia. Każdą pozycję wyceniłeś tak, jak opisał ją zamawiający. Tydzień przed terminem ofert pojawia się kolejny plik z odpowiedziami: na pytanie innej firmy szpital dopuszcza fiolki zamiast ampułek i podaje własny sposób przeliczania opakowań. Czy odpowiedzi na pytania do SWZ są wiążące także dla Ciebie, skoro to nie Ty pytałeś? Tak. Wiążą też zamawiającego.

Odpowiedź zamawiającego staje się częścią SWZ. Oferta przygotowana według pierwotnego brzmienia może zostać odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia. Każda paczka odpowiedzi to więc dla zespołu ofertowego zadanie: sprawdzić, które pozycje oferty zmienia.

Czy odpowiedzi na pytania do SWZ są wiążące?

Ustawa nie zawiera zdania „odpowiedź wiąże”. Moc wiążącą wyjaśnień treści SWZ od lat potwierdza Krajowa Izba Odwoławcza. W wyroku z 23 marca 2022 r., KIO 658/22 Powiat Chełmski kupował leki i środki medyczne dla domu pomocy społecznej. Wykonawca zapytał, czy leki refundowane wycenić w cenie 100%, czy po uwzględnieniu odpłatności. W odpowiedzi na pytanie nr 13 z 9 lutego 2022 r. zamawiający poprosił o „uwzględnienie cen najkorzystniejszych dla mieszkańca”. Potem odrzucił ofertę, bo jej ceny nie odpowiadały cenom urzędowym wskazanym w SWZ. Izba uwzględniła odwołanie: wykonawca był „uprawniony i zobowiązany” uwzględnić odpowiedź w wycenie, a zamawiający przy ocenie oferty pominął własną odpowiedź.

Treść odpowiedzi na pytania wykonawców udzielona w trybie art. 135 ust. 1 i 2 ustawy P.z.p. stanowi integralną część s.w.z. i ocena ofert wykonawców winna dokonywać się z uwzględnieniem wyjaśnień i zmian specyfikacji dokonanych w ramach udzielonych odpowiedzi.

W tym samym uzasadnieniu Izba przytacza wyrok KIO 1479/18 z 14 sierpnia 2018 r.: odpowiedzi „są bezwzględnie wiążące dla wykonawców”, a odpowiedź „staje się częścią SIWZ i może zmieniać jej pierwotną treść”, bez żadnych dodatkowych czynności zamawiającego.

Odpowiedź wiąże wszystkich, nie tylko pytającego. Zamawiający publikuje pytania i wyjaśnienia na stronie postępowania bez ujawniania źródła zapytania (art. 135 ust. 6 i art. 284 ust. 6 Pzp), więc odpowiedź udzielona konkurentowi zmienia Twoją ofertę tak samo jak odpowiedź na Twoje pytanie.

Wyjaśnienie a zmiana SWZ: art. 135 i 137, art. 284 i 286 Pzp

Pzp rozróżnia dwie czynności. Wyjaśnienie to odpowiedź na wniosek wykonawcy (art. 135 w przetargu nieograniczonym, art. 284 w trybie podstawowym). Zmianę SWZ zamawiający może wprowadzić sam, także po pytaniu wykonawcy, ale „w uzasadnionych przypadkach” i tylko przed upływem terminu składania ofert (art. 137, art. 286). Dla zmiany granicę wyznacza art. 137 ust. 7: powyżej progów UE istotna zmiana charakteru zamówienia oznacza unieważnienie. W trybie podstawowym takiego przepisu nie ma, a dla wyjaśnień ustawa granicy nie określa.

W praktyce granica się zaciera. W KIO 658/22 Izba przypomina, za wyrokiem KIO 368/11: „jeżeli wyjaśnienia treści s.w.z. prowadzą do nadania jej zapisom nowego znaczenia, mamy do czynienia z modyfikacją (zmianą) jej treści”. Niektórzy zamawiający zapisują tę regułę wprost. Narodowy Instytut Onkologii uprzedza w wyjaśnieniach i zmianie SWZ z 12 maja 2023 r. (PN-68/23/KK), że odpowiedź sprzeczna z SWZ jest zmianą SWZ i to ona obowiązuje, a odpowiedź doprecyzowująca obowiązuje razem z dotychczasową treścią.

Dla oferty liczą się warunki zamówienia w brzmieniu z dnia składania ofert, niezależnie od dokumentu, w którym je zapisano. Według komentarza UZP do art. 226 Pzp przesłanka odrzucenia odnosi się do wymagań zamawiającego, a nie do konkretnego pliku. Zmiana może się więc kryć w jednym zdaniu odpowiedzi na cudze pytanie, a nie w pliku „SWZ po zmianach”.

Oferta zgodna z pierwotną SWZ może zostać odrzucona

Art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp nakazuje odrzucić ofertę, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Jak to działa przy odpowiedziach, pokazuje wyrok z 14 marca 2025 r., KIO 661/25. Gmina Pawłowice zamawiała w trybie podstawowym budowę drogi i przebudowę ul. Mickiewicza. Przedmiar przewidywał warstwę ścieralną z AC11S i malowanie oznakowania farbą chlorokauczukową. W odpowiedziach z 21 stycznia 2025 r. zamawiający wskazał mieszankę SMA11S oraz oznakowanie grubowarstwowe. W dwóch ofertach opisy tych pozycji w kosztorysach nadal odpowiadały pierwotnemu przedmiarowi.

Izba nakazała odrzucić obie, jedną także z innego powodu. Nie pomogło oświadczenie w formularzu, że wykonawca zapoznał się z SWZ i ją akceptuje: „gdyby opierać się wyłącznie na ogólnym oświadczeniu wykonawcy, to zbędny byłby etap badania zgodności oferty z warunkami zamówienia”. W Pawłowicach SWZ wprost wymagała uwzględnienia zmian z odpowiedzi w kosztorysie. Izba dodała jednak, że profesjonalny wykonawca powinien w ofercie „dać wyraz temu”, że odpowiedź uwzględnił. Podobny mechanizm przy wycenie robót opisujemy w analizie wyceny schronu.

Odrzucenie ma też granice. Według KIO 1691/23 z 26 czerwca 2023 r., w sprawie odczynników dla szpitala w Chojnicach, niezgodność „musi mieć charakter niewątpliwy”, a zamawiający nie może jej wywodzić z wymagań, „których w dokumentach zamówienia jednoznacznie nie określono”. Ta granica wraca przy sprzecznych odpowiedziach i przy ich braku.

Sprzeczne odpowiedzi zamawiającego: co obowiązuje?

Pzp nie zawiera reguły „późniejsza odpowiedź wygrywa”. Punktem wyjścia jest dokumentacja w ostatecznym brzmieniu. W wyroku z 30 czerwca 2026 r., KIO 2710/26, dotyczącym systemu bezpieczeństwa XDR dla m.st. Warszawy, zamawiający 23 stycznia 2026 r. doprecyzował w odpowiedzi minimalne wersje systemów: macOS 12, iOS 15, Android 10. W wyjaśnieniach i zmianie SWZ z 20 lutego 2026 r. zastąpił tę listę kategoriami platform. Konkurent chciał odrzucenia oferty, która nie potwierdzała starszych wersji. Izba uznała ten zarzut za niezasadny, bo po modyfikacji opis „odszedł od literalnego wyliczenia wersji systemów operacyjnych na rzecz wyłącznie kategorii platform”.

Inaczej jest, gdy dwie odpowiedzi po prostu się wykluczają. W wyroku z 23 września 2025 r., KIO 3229/25 i in. Gmina Wrocław w odpowiedzi na pytanie 28 wymagała sprawozdania finansowego sporządzonego zgodnie z przepisami, a w odpowiedzi na pytanie 76 wystarczał jej podpis kierownika jednostki. Izba uznała, że „udzielenie sprzecznych informacji” narusza art. 135 ust. 2 Pzp, i nakazała jednoznacznie określić wymagany dokument.

Co z tego wynika dla Ciebie:

Ustal chronologię. Zapisz datę i numer każdej paczki odpowiedzi oraz każdej zmiany SWZ.
Sprawdź, czy późniejsza odpowiedź wprost zmienia wcześniejszą. Szukaj słów „modyfikuje”, „zmienia”, „patrz zmodyfikowany załącznik” i klauzul takich jak ta z NIO.
Jeśli nie da się ustalić, co obowiązuje, zapytaj. Zacytuj obie odpowiedzi i napisz, której wersji potrzebujesz do wyceny. Jak to zrobić, pokazujemy w poradniku o pytaniach do SWZ.
Nie czekaj z odwołaniem. We Wrocławiu wykonawcy zaskarżyli sprzeczne odpowiedzi odwołaniem. Odwołanie wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w 10 dni powyżej progów UE i w 5 dni poniżej, licząc od zamieszczenia dokumentów na stronie internetowej (art. 515 ust. 2 Pzp).

Brak odpowiedzi na pytanie do SWZ: co wtedy obowiązuje

Kiedy zamawiający musi odpowiedzieć i kiedy brak odpowiedzi przesuwa termin ofert, opisujemy w artykule o terminie na pytania do SWZ. Tu liczy się skutek: milczenie niczego w SWZ nie zmienia. Ofertę przygotowujesz według obecnego brzmienia dokumentów.

Jeśli zapis jest niejasny, część ryzyka przechodzi na zamawiającego. W KIO 1691/23 Izba przypomniała, że „nieprecyzyjne postanowienia SWZ nie mogą być interpretowane na niekorzyść wykonawców”, a po terminie składania ofert zamawiający nie może ich doprecyzować. To jednak argument w sporze, nie gwarancja. Jeśli czas pozwala zapytać ponownie, nie opieraj oferty na własnej wykładni niejasnego zapisu.

Nie traktuj też wymijającej odpowiedzi jak zgody. W odpowiedziach Szpitala Ogólnego w Wysokiem Mazowieckiem z 11 lipca 2023 r. (15/2023) pytanie o neostygminę w innej dawce, z dodatkiem glikopyronium i przeliczeniem 1:5, dostało „Zgodnie z SWZ”, czyli odmowę.

Przetargi na leki i wyroby: jedna odpowiedź zmienia cały pakiet

W przetargach medycznych odpowiedzi najczęściej decydują o tym, jaki produkt i w jakim opakowaniu możesz zaoferować. Dwa szpitale dostały podobne pytania i odpowiedziały według różnych reguł:

Kwestia	5 Wojskowy Szpital Kliniczny w Krakowie, 107/ZP/2025	Szpital Ogólny w Wysokiem Mazowieckiem, 15/2023
Tabletka, tabletka powlekana, kapsułka, drażetka	pyt. 23: „Tak, Zamawiający wyraża zgodę”	zap. 6: „Proszę zadać pytanie do konkretnej pozycji”
Ampułka, ampułkostrzykawka, fiolka	pyt. 24: „Tak, Zamawiający wyraża zgodę”	zap. 7: „Proszę zadać pytanie do konkretnej pozycji”
Inna wielkość opakowania	pyt. 22: cena „wg SWZ”, zakup „w pełnych opakowaniach handlowych”	zap. 5 i 9: inna wielkość dopuszczona, przeliczenie „z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku”

Źródła: odpowiedzi 5 WSzK z 4 listopada 2025 r. i opisane wyżej odpowiedzi szpitala w Wysokiem Mazowieckiem. Przy wyrobach jest podobnie: w wyjaśnieniach zamawiającego z Bytomia z 3 kwietnia 2024 r. (DZP-5/2024) już pierwsza odpowiedź dopuszcza przetwornik o długości linii 152 cm.

Zgody nie są wyjątkiem. W naszej próbie 176 pytań o dopuszczenie lub zamianę produktu, pochodzących z 11 dokumentów z odpowiedziami (2 na leki, 9 na wyroby medyczne), około 66% zakończyło się zgodą, a 27% odmową lub odpowiedzią „zgodnie z SWZ”. Bez jednego dużego dokumentu z Bytomia, w którym na 106 takich pytań było 81 zgód, odsetek zgód spada do około 50%. Dokumenty znaleźliśmy przez wyszukiwarkę, a odpowiedzi klasyfikowaliśmy regułami tekstowymi. To rząd wielkości, nie statystyka rynku.

Wniosek działa w obie strony. Zgoda udzielona innej hurtowni otwiera tańszy zamiennik także konkurencji, więc ceny w pakiecie mogą spaść. Odmowa albo reguła zaokrąglania obowiązuje Ciebie, nawet jeśli Twój dział sprzedaży liczył inaczej. Kraków i Wysokie Mazowieckie pokazują, że nie ma jednej reguły dla wszystkich szpitali, więc przeliczenie opakowań sprawdzasz w każdym postępowaniu osobno.

Przed wysłaniem oferty: przejdź przez każdą paczkę odpowiedzi

Zbierz wszystkie publikacje. Odpowiedzi, które nie zmieniają ogłoszenia, znajdziesz tylko na stronie postępowania, nie w TED ani BZP.
Przypisz każdą odpowiedź do pakietu i pozycji, także odpowiedzi na cudze pytania.
Nanieś skutki na formularz. Produkt, postać, opakowanie, przeliczenie ilości, termin ważności, zapisy umowy.
Sprawdź wersję załączników. Odpowiedź „patrz zmodyfikowany załącznik” oznacza nowy plik, na którym trzeba złożyć ofertę.
Pokaż w ofercie, że odpowiedź uwzględniłeś. Tam, gdzie oferujesz zamiennik dopuszczony w odpowiedzi, wskaż numer pytania. Po KIO 661/25 to nie formalność.

Przy kilku przetargach naraz ta lista staje się osobnym zadaniem zespołu. Lentra śledzi kolejne paczki odpowiedzi i zmiany SWZ we wszystkich monitorowanych postępowaniach. O nowej publikacji informuje powiadomieniem w aplikacji, a na osi czasu przetargu widzisz odpowiedzi i zmiany w kolejności publikacji. Ocena, czy odpowiedź zmienia Twoją ofertę, zostaje po Twojej stronie, ale nie musisz codziennie zaglądać na każdą platformę, żeby się o niej dowiedzieć. Więcej o śledzeniu zmian w wielu postępowaniach piszemy w artykule o zmianach SWZ.

Sprawdź monitoring przetargów lub uruchom test Lentry.

Stan prawny i orzeczenia sprawdzone 22 października 2026 r. na podstawie tekstu jednolitego Pzp (Dz.U. 2026 poz. 793) i bazy orzeczeń UZP. Nie sprawdzaliśmy, czy od wyroków KIO z lat 2025–2026 wniesiono skargi do sądu zamówień publicznych. Artykuł nie jest poradą prawną.