Polityka prywatności Lentry

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez LENTRA sp. z o.o. w związku z korzystaniem ze strony internetowej lentra.pl, platformy app.lentra.pl, Konta Użytkownika, formularzy kontaktowych, demo, newslettera oraz usług świadczonych przez Lentrę.

Lentra jest usługą przeznaczoną dla podmiotów profesjonalnych, w szczególności przedsiębiorców i firm korzystających z Platformy w związku z prowadzoną działalnością. W ramach świadczenia usług przetwarzamy jednak również dane osobowe osób fizycznych działających po stronie Klientów, np. pracowników, współpracowników, przedstawicieli lub osób kontaktowych.

RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

Administrator - LENTRA sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Serwis - strona internetowa lentra.pl oraz platforma app.lentra.pl.

Platforma - aplikacja internetowa dostępna pod adresem app.lentra.pl, umożliwiająca korzystanie z usług Lentry.

Użytkownik - osoba korzystająca z Serwisu, w szczególności osoba działająca w imieniu Klienta.

Klient - przedsiębiorca, spółka, instytucja, organizacja albo inny podmiot profesjonalny korzystający z Platformy.

Konto - konto Użytkownika lub Klienta w Platformie.

Umowa - umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana na zasadach określonych w Regulaminie.

Dane Użytkownika - dane, treści, ustawienia, zapisane wyszukiwania, filtry, informacje i ewentualne pliki wprowadzane do Platformy przez Użytkownika lub w jego imieniu.

Administratorem danych osobowych jest:

LENTRA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

z siedzibą w Warszawie

adres: Aleja Jana Pawła II 80 / 4, 00-175 Warszawa, Polska

KRS: 0001246949

NIP: 5253093514

REGON: 544983435

kapitał zakładowy: 5.000 zł

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: contact@lentra.pl.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych w związku z:

1. korzystaniem ze strony lentra.pl;
2. korzystaniem z Platformy app.lentra.pl;
3. założeniem i obsługą Konta;
4. korzystaniem z okresu testowego, konta bezpłatnego lub płatnej subskrypcji;
5. obsługą płatności i rozliczeń;
6. kontaktem z Lentrą, w tym przez formularz kontaktowy, e-mail lub demo;
7. obsługą zgłoszeń i wsparcia technicznego;
8. wysyłką raportów, alertów, powiadomień i newslettera;
9. korzystaniem z cookies i podobnych technologii.

Domeny objęte Polityką:

1. https://lentra.pl/
2. https://app.lentra.pl/

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

1. Dane konta i kontaktowe - adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, nazwa firmy, rola w organizacji, identyfikator Konta.
2. Dane firmowe i rozliczeniowe - nazwa firmy, NIP, adres, dane do faktury VAT, historia rozliczeń, identyfikatory transakcji i subskrypcji.
3. Dane płatnicze - płatności obsługiwane są przez Stripe. Lentra nie przechowuje pełnych danych karty płatniczej. Możemy przetwarzać identyfikatory płatności, subskrypcji lub transakcji.
4. Dane o korzystaniu z Platformy - logi techniczne, adres IP, identyfikatory urządzenia lub przeglądarki, dane sesji, historia logowania, zdarzenia w aplikacji, ustawienia Konta, filtry, zapisane wyszukiwania i aktywność w Platformie.
5. Dane wprowadzane do Platformy - informacje przekazane przez Użytkownika, w tym ustawienia przetargowe, filtry, obserwowane postępowania, notatki, konfiguracje oraz ewentualne dokumenty, jeżeli taka funkcja zostanie udostępniona.
6. Dane komunikacyjne - treść korespondencji, zgłoszeń, zapytań, formularzy kontaktowych, formularzy demo i komunikacji z supportem.
7. Dane cookies i identyfikatory online - dane zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach, zgodnie z ustawieniami Użytkownika i zgodami wyrażonymi w Serwisie.

Lentra nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, takich jak dane dotyczące zdrowia, poglądów politycznych, religii czy innych danych wrażliwych. Rekomendujemy, aby takich danych nie wprowadzać do Platformy ani formularzy kontaktowych.

Dane osobowe mogą być pozyskiwane:

1. bezpośrednio od Użytkownika, np. przy rejestracji, kontakcie, korzystaniu z formularza lub Platformy;
2. od Klienta, np. gdy Klient dodaje Użytkownika do organizacji;
3. z publicznych rejestrów, np. KRS, CEIDG lub rejestrów firmowych;
4. automatycznie, w związku z korzystaniem z Serwisu, np. logi, dane sesji, cookies, zdarzenia bezpieczeństwa;
5. z publicznych źródeł informacji o postępowaniach przetargowych, jeżeli dane takie są elementem informacji przetwarzanych w Platformie.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Rejestracja, prowadzenie Konta i świadczenie usług - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba jest stroną Umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dane dotyczą osób działających po stronie Klienta.
2. Obsługa płatności, subskrypcji, faktur i rozliczeń - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Wykonanie obowiązków prawnych, podatkowych i rachunkowych - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Obsługa kontaktu, formularzy, demo i zgłoszeń - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Zapewnienie bezpieczeństwa Platformy i zapobieganie nadużyciom - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Realizowanie zapisanych wyszukiwań oraz porządkowanie wyników według kryteriów ustawionych przez Użytkownika - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes Administratora polegający na świadczeniu i rozwijaniu usług Platformy.
7. Rozwój i poprawa jakości usług - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W miarę możliwości wykorzystujemy dane zagregowane lub zanonimizowane.
8. Marketing usług Lentry, newsletter i komunikacja handlowa - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda.
9. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Serwisu i świadczenia usług, w szczególności:

1. dostawcom hostingu i infrastruktury IT;
2. dostawcom narzędzi do obsługi Platformy;
3. dostawcom usług płatniczych, w szczególności Stripe;
4. dostawcom poczty elektronicznej, komunikacji i supportu;
5. PostHog, Inc. jako dostawcy PostHog Cloud EU, wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika zgody na analitykę;
6. dostawcom narzędzi AI lub automatycznej analizy, jeżeli są wykorzystywane do świadczenia usług;
7. biurowi rachunkowemu, kancelarii prawnej, doradcom podatkowym lub audytorom;
8. organom publicznym, jeżeli obowiązek ujawnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Lentry działają na podstawie odpowiednich umów lub innych instrumentów wymaganych przez RODO.

W zależności od wykorzystywanych dostawców usług, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli dochodzi do przekazywania danych poza EOG, Lentra stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne podstawy transferu przewidziane przez przepisy prawa.

Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy niż niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

1. dane Konta i dane związane z Umową - przez czas korzystania z Platformy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, bezpieczeństwa, obsługi roszczeń lub obowiązków prawnych;
2. dane rozliczeniowe i faktury - przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
3. dane techniczne, logi i dane bezpieczeństwa - przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i wyjaśniania incydentów;
4. dane z korespondencji i zgłoszeń - przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
5. dane marketingowe przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody;
6. zgoda na analitykę jest ważna przez 12 miesięcy; wpisy PostHog usuwamy wcześniej po wycofaniu zgody, a po jej wygaśnięciu przy pierwszej kolejnej wizycie w Serwisie;
7. pozostałe pseudonimowe dane analityczne w PostHog - przez okres retencji ustawiony w projekcie, nie dłużej niż jest to potrzebne do pomiaru i ulepszania Serwisu;
8. dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu - do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane.

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo:

1. dostępu do danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
7. wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres: contact@lentra.pl.

Dla bezpieczeństwa Lentra może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Wyniki zapisanych wyszukiwań są dobierane według kryteriów jawnie ustawionych przez Użytkownika, takich jak zakres robót, lokalizacja lub dystans oraz skala i wartość zamówienia.

Lentra nie wywnioskuje profilu firmy z jej oferty, branży, aktywności ani obserwowanych postępowań na potrzeby dopasowania wyników.

Dopasowanie przetargów i wyniki AI mają charakter informacyjny i pomocniczy. Nie stanowią zautomatyzowanej decyzji wywołującej skutki prawne wobec osoby fizycznej ani w podobny sposób istotnie na nią wpływającej. Decyzję o udziale w postępowaniu, złożeniu oferty lub podjęciu innych działań podejmuje zawsze Użytkownik lub Klient.

W zależności od kontekstu Lentra może działać jako administrator danych albo jako podmiot przetwarzający.

Lentra działa jako administrator danych w szczególności wobec danych osób zakładających Konto, korzystających z Platformy, kontaktujących się z Lentrą, zarządzających subskrypcją, będących osobami kontaktowymi po stronie Klienta oraz danych rozliczeniowych i technicznych.

Jeżeli Klient wprowadza do Platformy dane osobowe własnych pracowników, współpracowników, kontrahentów lub innych osób w ramach korzystania z usług, Klient może być administratorem tych danych, a Lentra może działać jako podmiot przetwarzający.

Jeżeli charakter korzystania z Platformy będzie tego wymagał, strony mogą zawrzeć odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Lentra stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:

1. kontrolę dostępu;
2. szyfrowanie transmisji;
3. kopie zapasowe;
4. rejestrowanie zdarzeń;
5. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji usług;
6. środki służące zapewnieniu poufności, integralności i dostępności danych.

Poniższy wykaz dotyczy wyłącznie publicznej strony https://lentra.pl/. Nie obejmuje platformy https://app.lentra.pl/, która wymaga odrębnego wykazu technologii używanych w aplikacji.

Niezbędny wpis z decyzją o zgodzie oraz Cloudflare Turnstile są potrzebne odpowiednio do zapamiętania wyboru i ochrony formularza. Nie wymagają zgody na analitykę.

PostHog jest uruchamiany dopiero po udzieleniu zgody. Może wtedy przetwarzać pseudonimowy identyfikator przeglądarki, adres odwiedzonej strony, podstawowe dane techniczne przeglądarki oraz wyraźnie zdefiniowane zdarzenia analityczne. Nie korzystamy z Session Replay na publicznej stronie lentra.pl.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę przez link „Ustawienia cookies” w stopce. Wycofanie zgody zatrzymuje dalszą analitykę oraz usuwa wpisy PostHog zapisane przez Serwis w przeglądarce.

Odmowa zgody na analitykę nie ogranicza dostępu do treści strony ani możliwości wysłania formularza.

Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmian prawnych, technologicznych, organizacyjnych lub zmian sposobu działania Serwisu.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.

O istotnych zmianach Lentra może informować dodatkowo w Platformie lub drogą elektroniczną.

W sprawach związanych z Polityką prywatności oraz przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się pod adresem:

contact@lentra.pl

Adres korespondencyjny:

LENTRA sp. z o.o.

Aleja Jana Pawła II 80 / 4

00-175 Warszawa

Polska