Przeliczanie opakowań w przetargu na leki: reguły i wyroki KIO
Przeliczanie opakowań w przetargu na leki: zaokrąglanie w górę albo do 2 miejsc, wartość pozycji i wyroki KIO. Reguły zamawiających z 22 postępowań.
Szpital zamawia 472 ampułki efedryny, a Twój dostawca ma opakowania po 10 ampułek. Wpisujesz 47,2, 47,20 czy 48 opakowań? To wygląda na prostą arytmetykę, ale każdy zamawiający liczy inaczej, a reguła bywa zapisana dopiero w odpowiedzi na pytanie wykonawcy, nie w SWZ.
Ten sam produkt w tej samej cenie daje różne wartości pozycji, zależnie od reguły zamawiającego. Przeanalizowaliśmy 22 postępowania na leki i wyroby medyczne, w których reguła przeliczania jest zapisana w dokumentach, oraz 6 wyroków KIO.
Inna wielkość opakowania jest zwykle dozwolona. Wyjątki stoją przy pozycji
W 18 z 22 przeanalizowanych postępowań zamawiający dopuszcza inną wielkość opakowania z przeliczeniem ilości: w 16 ogólnie, w 2 z wyjątkami wskazanymi przy pozycjach. Typowy zapis ma SWZ Zp/35/PN/26 Specjalistycznego Szpitala im. dra Alfreda Sokołowskiego w Wałbrzychu: „Zamawiający dopuszcza zaoferowanie opakowań innej wielkości z odpowiednim przeliczeniem zamawianych ilości, tak aby ilość sztuk (np. dawek, tabletek, ampułek, fiolek) była zgodna z SWZ. Przeliczoną ilość opakowań należy zaokrąglić do pełnego opakowania w górę”.
Wyjątki trzeba wyłapać w opisie pozycji. 5 Wojskowy Szpital Kliniczny w Krakowie zgodził się na zmianę wielkości opakowania „za wyjątkiem pozycji gdzie jest określenie »wyłącznie«” (odpowiedzi z 4.06.2025, sprawa 51/ZP/2025, pyt. 9). ZOL w Śremie (ZOL-DA.372.12.2025) przyjął odwrotną zasadę: przeliczać wolno tylko „w miejscu gdzie Zamawiający wyraźnie zezwolił na to w formularzu asortymentowo-cenowym”, a w innym przypadku wymaga „liczby sztuk określonych w formularzu”. Klauzulę cytuje wyrok KIO 5250/25 z 12 stycznia 2026 r., który dotyczył innego zarzutu.
Żadne z 22 postępowań nie zakazuje wprost zmiany opakowania w całym przetargu. Odmowy pojawiają się w odpowiedziach dotyczących pojedynczych pozycji.
Zaokrąglanie ilości opakowań: w górę, do dwóch miejsc, nigdy matematycznie
| Reguła | Postępowania (z 22) | Przykład zapisu |
|---|---|---|
| W górę do pełnego opakowania | 13 | Centrum Medyczne w Łańcucie: „kierując się zasadą zaokrąglania do pełnego opakowania w górę” (formularz SZP/380/31/2025) |
| Dwa miejsca po przecinku | 4 | Narodowy Instytut Onkologii: „należy podać ilość opakowań w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku” (SWZ PN-83/23/TM, pkt IV.6) |
| Tylko pełne opakowania, bez nadwyżki | 1 | przeliczenie dopuszczone, gdy daje dokładnie wymaganą ilość |
| „Liczba sztuk zgodna z SWZ”, bez reguły zaokrąglenia | 2 | – |
| Tolerancja zawartości ±15%, liczba opakowań bez zmian | 1 | – |
| SWZ milczy | 1 | – |
| Zaokrąglenie matematyczne (od 0,5 w górę) | 0 | – |
„Dwa miejsca po przecinku” to reguła zapisu w ofercie, nie fizycznej dostawy. Zespół Wojewódzkich Przychodni Specjalistycznych w Katowicach pisze wprost: „Ilość opakowań należy przeliczać do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku braku możliwości podziału opakowania przez Wykonawcę Zamawiający zamówi liczbę opakowań po zaokrągleniu w dół do pełnego opakowania” (SWZ ZP/D/18/24).
W 7 z 22 postępowań reguła jest tylko w odpowiedziach na pytania
W tych postępowaniach regułę ustala dopiero odpowiedź na pytanie wykonawcy. W różnych szpitalach to samo pytanie pada słowo w słowo: „Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę wielkości opakowania? Proszę podać sposób przeliczenia – do 2 miejsc po przecinku czy do pełnego opakowania w górę?”. W Krakowie (pyt. 9) odpowiedź brzmiała: „Tak – zaokrąglić do pełnego opakowania w górę”.
Zamawiający publikuje pytania z wyjaśnieniami bez ujawniania, kto pytał (Pzp, art. 135 ust. 6 i art. 284 ust. 6). Reguła z odpowiedzi na cudze pytanie dotyczy też Twojej oferty, a przy kilkunastu plikach z wyjaśnieniami łatwo ją przeoczyć. Jak śledzić odpowiedzi w kilku przetargach naraz, opisujemy w poradniku zmiany SWZ i odpowiedzi na pytania.
Jak policzyć opakowania, jednostki i wartość pozycji
- Ustal ilość w jednostkach bazowych: ampułkach, tabletkach, ml. Jeżeli jednostką miary jest „op.”, pomnóż liczbę opakowań przez zawartość opakowania z opisu pozycji.
- Podziel ją przez zawartość swojego opakowania.
- Zastosuj regułę zamawiającego.
- Policz nadwyżkę: jednostki w ofercie minus jednostki wymagane.
- Ustal podstawę ceny. Cena może dotyczyć oferowanego opakowania albo jednostki zamawiającego. SPZOZ w Łukowie (sprawa 1/25) wymaga w SWZ obu warstw: cen jednostkowych do 4 miejsc po przecinku oraz cen za opakowanie do 2 miejsc. Jak wpisać cenę w arkusz, opisujemy w poradniku formularz asortymentowo-cenowy: jak wypełnić.
Przykład z postępowania 1/25 w Łukowie: pakiet 5, poz. 3, efedryna 0,025 g/1 ml, 472 ampułki. SWZ każe zaokrąglać „w górę do pełnych opakowań handlowych”. Załóżmy opakowanie po 10 ampułek za 30,00 zł netto. Cena jest przykładowa, reguły pochodzą z dokumentów.
| Reguła | Opakowania | Ampułki w ofercie | Nadwyżka | Wartość netto pozycji |
|---|---|---|---|---|
| W górę do pełnego (SWZ Łukowa) | 48 | 480 | 8 | 1 440,00 zł |
| Dwa miejsca po przecinku | 47,20 | 472 | 0 | 1 416,00 zł |
| Tylko pełne opakowania, bez nadwyżki | – | – | – | tym opakowaniem nie złożysz oferty |
Przy regule „w górę” różnica 24,00 zł to cena ośmiu ampułek, których szpital nie zamówił. To niewiele, ale w pakietach z konkurencją pierwsze i drugie miejsce dzielą zwykle pojedyncze procenty, co pokazujemy w analizie ile ofert wpływa w przetargach na leki.
Dlatego wybieraj opakowanie po wartości pozycji, a nie po cenie jednostki. Przy 1 400 tabletkach opakowanie 28 tabletek za 14,00 zł daje 50 opakowań i 700,00 zł. Opakowanie 30 tabletek za 14,90 zł daje po zaokrągleniu w górę 47 opakowań, 1 410 tabletek i 700,30 zł. Tabletka jest w nim tańsza (0,4967 zł wobec 0,5000 zł), a pozycja i tak wychodzi drożej.
Nadwyżki nie możesz też oddać gratis. W KIO 2734/13 z 9 grudnia 2013 r. Izba uznała, że dostarczenie większej ilości za wynagrodzeniem tylko za wymaganą byłoby sprzeczne z zasadą, że zamówienia publiczne to umowy odpłatne. Obecna ustawa definiuje zamówienie jako umowę odpłatną w art. 7 pkt 32 Pzp.
„op.” obok „x 10”: liczysz opakowania czy sztuki?
Część formularzy łączy w jednym wierszu jednostkę „op.” z opisem zawartości. W formularzu Centrum Medycznego w Łańcucie pozycja 14 to „HYOSCINE BUTYLBROMIDE INJ. 0,02 G/1 MLX 10 AMP. A 1 ML”, jednostka „OP”, ilość 35. Szpital chce więc 35 opakowań po 10 ampułek, czyli 350 ampułek. Przy opakowaniu po 5 ampułek wpisujesz 70 opakowań. Gdybyś przepisał 35, zaoferowałbyś połowę zamówienia.
Najgroźniejsza jest rozbieżność między jednostką a opisem. W Szpitalu Wojewódzkim im. św. Łukasza w Tarnowie (ZP 32/2025) wykonawca zapytał o insulinę „300 j.m./3ml x 10 w ilości 40 szt czy 40 op (tj 400szt)?”. Odpowiedź: „40 op. x10 szt. Zamawiający modyfikuje zapis załącznika nr 1A” (odpowiedzi nr 14, pyt. 4). Jeżeli jednostka, ilość i opis dają dwie możliwe interpretacje, nie wybieraj sam. Zapytaj.
Pojemność ampułki i opakowanie zbiorcze to nie „inna wielkość opakowania”
Zgoda na inną liczbę sztuk w opakowaniu nie obejmuje zmiany pojemnika. Łuków na pytanie 71, o środek kontrastowy w fiolkach 60 ml „z odpowiednim przeliczeniem mililitrów”, odpowiedział: „Zamawiający nie wyraża zgody”. Nie znaleźliśmy też ogólnej zgody na podział dawki, np. 2 × 250 mg zamiast 500 mg. Zgody na inną dawkę dotyczyły konkretnych pozycji.
Opakowanie zbiorcze to osobna pułapka. W sprawie KIO 2734/13 (SPZOZ w Sulechowie) zamawiający pozwolił zaokrąglać w górę, a wykonawca zaoferował te same flakony 100 ml i 500 ml w opakowaniach zbiorczych. Izba utrzymała odrzucenie: żeby zaokrąglić w górę, „musi wystąpić różnica w ilości sztuk w opakowaniu”. Na argument, że chodzi o 0,03% wartości oferty, odpowiedziała, że „istotność zmian w treści oferty nie może być sprowadzona wyłącznie do oceny wpływu zmiany na wartość”. Na opakowanie zbiorcze potrzebujesz więc zgody dla pozycji.
Co KIO mówi o błędnym przeliczeniu
Zamawiający odrzuca ofertę, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. Poprawić może tylko oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe oraz inne omyłki, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty (Pzp, art. 226 ust. 1 pkt 5 i art. 223 ust. 2). Błąd przeliczenia zwykle zmienia zakres dostawy, a nie tylko rachunek:
| Wyrok | Stan faktyczny | Rozstrzygnięcie |
|---|---|---|
| KIO 1309/26 z 29.04.2026 | Rozpuszczalniki dla GIOŚ (nie leki). Zgoda na mniejsze opakowania, „pod warunkiem, że końcowa objętość rozpuszczalnika nie ulegnie zmianie”. Wykonawca podał 151 opakowań 1 l zamiast 150 l | Odrzucenie utrzymane. Oferta „nie zawiera błędu w zakresie wykonanych obliczeń, ale jej treść jest niezgodna z wymaganiami” |
| KIO 376/20 z 6.03.2020 | Szpital Wojewódzki w Opolu, rytuksymab. Oferta na 200 000 mg, a po modyfikacji SIWZ wymagano 470 000 mg. Zamawiający poprawił ofertę | Izba nakazała ją odrzucić. Pominięcie zmiany SIWZ nie jest omyłką rachunkową, bo dotyczy zakresu świadczenia |
| KIO 2246/17 z 8.11.2017 | Zaniżona liczba opakowań materiału kontrolnego w kilku pozycjach | Nakaz poprawy jako „innej omyłki” (np. z 8 na 19 opakowań), z konsekwencjami rachunkowymi |
| KIO 1077/23 z 28.04.2023 | Roboty budowlane, ceny jednostkowe z trzema miejscami po przecinku | Nakaz poprawy przez zaokrąglenie do dwóch miejsc, bez odrzucenia |
Wyroki z 2017 i 2020 r. oraz KIO 2734/13 zapadły na gruncie poprzedniej ustawy Pzp. Małe niedoszacowanie liczby opakowań bywa do uratowania, ale nie warto na to liczyć. Trzy miejsca po przecinku w cenie też nie zawsze uchodzą na sucho: niektóre SWZ zapowiadają za nie odrzucenie oferty.
Kiedy zapytać zamawiającego i jak sformułować pytanie
Zapytaj, gdy SWZ nie podaje reguły zaokrąglenia, opis pozycji daje dwie interpretacje ilości albo Twoje opakowanie ma inną pojemność, gramaturę lub jest zbiorcze. Pilnuj terminu. W przetargu nieograniczonym zamawiający musi odpowiedzieć najpóźniej 6 dni przed terminem ofert, jeżeli wniosek wpłynął najpóźniej 14 dni przed nim, a w trybie podstawowym 2 dni przy wniosku złożonym najpóźniej 4 dni przed terminem. Spóźnione pytanie nie rodzi obowiązku odpowiedzi, a przedłużenie terminu ofert nie przesuwa terminu na pytania (Pzp, art. 135 ust. 2, 4 i 5 oraz art. 284 ust. 2, 4 i 5).
Jedno pytanie dotyczy jednej pozycji i zawiera gotowe przeliczenie, tak żeby zamawiającemu wystarczyło „tak” albo „nie”:
Pakiet 5, poz. 3 (efedryna 0,025 g/1 ml, 472 amp.). Czy Zamawiający dopuści zaoferowanie opakowania 10 amp. w ilości 48 opakowań (zaokrąglenie do pełnego opakowania w górę, łącznie 480 amp.)?
Więcej o takim zapisie piszemy w poradniku jak napisać pytanie do SWZ.
Lista kontrolna przed wpisaniem liczby opakowań
- Czy SWZ, formularz albo odpowiedzi, także na cudze pytania, dopuszczają inną wielkość opakowania, a przy pozycji nie stoi „wyłącznie”?
- Jaka jest reguła zaokrąglenia i ile wynosi nadwyżka?
- Czy ilość podano w jednostkach, czy w opakowaniach, i co oznacza „x N” w opisie?
- Czy cena dotyczy opakowania, czy jednostki, i liczysz na aktualnej wersji formularza?
Dokumenty i zakres analizy
Próba obejmuje 22 postępowania z lat 2020–2026 na leki, płyny infuzyjne, opatrunki i wyroby medyczne. Wyszukiwanie po frazach typu „zaokrąglić” pomija dokumenty milczące, więc udział SWZ bez reguły jest zaniżony. Przepisy podajemy według tekstu jednolitego Pzp (Dz.U. z 2026 r. poz. 793), a dokumenty i wyroki według stanu na 22 października 2026 r. Nie sprawdzaliśmy, czy od wyroków KIO z lat 2025–2026 wniesiono skargi do sądu zamówień publicznych. Nazwy wykonawców pominęliśmy. To nie jest porada prawna.
Lentra czyta SWZ i załączniki, a wymagania pokazuje z cytatem i stroną źródła. Pilnuje odpowiedzi na pytania i zmian SWZ. Dostawcom medycznym dopasowuje pakiety do katalogu produktów, przelicza opakowania według reguły zamawiającego i sprawdza formularz cenowy przed złożeniem oferty. Żeby zobaczyć to na swoim przetargu, umów prezentację.
