Formularz asortymentowo-cenowy: jak wypełnić bez błędów

Masz cenę od producenta i arkusz od szpitala z kolumnami: ilość, j.m., cena jednostkowa netto, VAT, wartość netto i brutto. Jak wypełnić formularz asortymentowo-cenowy, żeby zamawiający nie musiał w nim niczego poprawiać? Wystarczy, że wpiszesz cenę opakowania przy ilości w ampułkach albo że arkusz w wydruku pokaże „28 zł” zamiast 27,52 zł. Zamawiający przeliczy wtedy wiersz po swojemu i do porównania trafi jego wynik.

W przeanalizowanych postępowaniach oferty częściej traciły pakiety przez rachunki, jednostki i przepisywanie sum niż przez zły produkt.

Najpierw ustal, co dokładnie wycenia formularz

Formularz bywa inny w każdej części (pakiecie), więc dla każdej ustal cztery rzeczy. W jednym z przeanalizowanych postępowań arkusze miały 19 układów kolumn.

1. Jednostkę ceny. Kolumna „j.m.” mówi, za co płaci zamawiający: opakowanie, sztukę, ampułkę, fiolkę, mg albo g.
2. Sposób obliczenia ceny. SWZ musi go zawierać. Tam szukasz liczby miejsc po przecinku i kolejności działań. Pzp, art. 134 ust. 1 pkt 17 i art. 281 ust. 1 pkt 16.
3. Zasadę przeliczania opakowań, jeśli oferujesz inne opakowanie niż opisane.
4. Wersję formularza. Ofertę składasz na wersji po ostatniej zmianie SWZ.

Zespół Wojewódzkich Przychodni Specjalistycznych (ZWPS) w Katowicach w SWZ ZP/D/18/24 zapowiedział, że ofertę z cenami jednostkowymi zapisanymi do trzeciego i dalszego miejsca po przecinku odrzuci na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 4 i 5 Pzp. Szpital Wojewódzki w Łomży w wyjaśnieniach SWZ ZT-SZP-226/01/35/2022 (odpowiedź na pytanie 28) zgodził się z kolei na cenę jednostkową za sztukę, mg lub ml do 4 miejsc po przecinku, przy wartościach netto i brutto do dwóch miejsc.

Formularz asortymentowo-cenowy: jak wypełnić go krok po kroku

1. Pracuj na pliku zamawiającego. Nie usuwaj kolumn, nie łącz komórek, nie zmieniaj Lp., opisów ani ilości.
2. Wpisz cenę jednostkową netto dla jednostki z kolumny j.m., z dokładnością wskazaną w SWZ.
3. Policz wartość netto: ilość × cena jednostkowa netto, zaokrąglona do grosza.
4. Wpisz stawkę VAT właściwą dla oferowanego produktu, w formacie, którego oczekuje kolumna („8”, „8%”), i policz VAT oraz brutto metodą wskazaną w formularzu.
5. Uzupełnij kolumny produktu: nazwę handlową, dawkę, postać, wielkość opakowania, producenta lub podmiot odpowiedzialny, EAN, a przy wyrobach często numer katalogowy.
6. Zsumuj pakiet w wierszu „Razem” i przenieś te same kwoty do formularza ofertowego.

Przykład pakietu bez kolumn produktu. Stawka 8% ilustruje rachunek, właściwą ustalasz dla swojego produktu.

Lp.	Opis zamawiającego	j.m.	Ilość	Cena jedn. netto	Wartość netto	VAT %	Kwota VAT	Wartość brutto
1	Substancja A 500 mg, tabl. powl., op. 30 tabl.	op.	120	12,35	1 482,00	8	118,56	1 600,56
2	Substancja B 1 g/2 ml, amp.	amp.	472	4,88	2 303,36	8	184,27	2 487,63
3	Substancja C 40 mg, fiol.	fiol.	35	18,57	649,95	8	52,00	701,95
	Razem				4 435,31		354,83	4 790,14

W pozycji 2 oferujesz opakowanie po 10 ampułek za 48,80 zł netto. Formularz wycenia ampułkę, więc wpisujesz 4,88 zł. Jeśli wpiszesz cenę opakowania przy ilości 472, wartość netto wyniesie 23 033,60 zł, czyli dziesięć razy za dużo.

Wartość netto i brutto: trzy metody, trzy wyniki

Brutto tego samego pakietu zależy od miejsca zaokrąglenia.

Metoda	Jak liczy	Brutto pakietu
VAT od każdego wiersza	VAT wiersza zaokrąglony do grosza, potem suma	4 790,14 zł
VAT od sumy	suma wartości netto × 1,08	4 790,13 zł
Cena jednostkowa brutto	ilość × (cena netto × 1,08, zaokrąglona do grosza)	4 790,34 zł

Zamawiający przelicza ofertę metodą z SWZ i tylko ona się liczy.

Grosze potrafią zdecydować, bo pierwsze i drugie miejsce dzieli zwykle kilka procent (ile ofert wpływa w przetargach na leki). W jednym pakiecie oferta po poprawieniu omyłki w wartości netto wygrała przewagą 1,58 zł brutto. Licząc netto wstecz z ceny brutto producenta, zaokrąglij najpierw cenę jednostkową netto: „okrągłe” 372 000,00 zł brutto zamawiający poprawił na 371 999,95 zł.

Ilość i jednostka: przeliczaj opakowania według reguły z SWZ

W naszej próbie 22 postępowań inne opakowanie było domyślnie dopuszczone w 18, ale w 7 zasada przeliczania była tylko w odpowiedziach na pytania. Reguły opisujemy w poradniku o przeliczaniu opakowań. Jeżeli SWZ milczy, zapytaj zamawiającego.

W ofertach trafiały się: cena opakowania przy ilości w ampułkach (×10,5), ilość przeliczona bez przeliczenia ceny (136 tys. zł zamiast 27 tys. zł), 550 fiolek zamiast 2 750 oraz ilości przesunięte o wiersz.

W sprawie KIO 1309/26 z 29 kwietnia 2026 r. zamawiający dopuścił mniejsze opakowania pod warunkiem, że łączna ilość będzie zgodna z wymaganą, a wykonawca wpisał 151 opakowań po 1 litrze, niezgodnie z wymaganą ilością. Izba utrzymała odrzucenie z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, bo poprawienie oferty doprowadziłoby do zmiany jej treści.

Stawkę VAT ustalasz Ty, a zła stawka to błąd w obliczeniu ceny

Zamawiający często nie podaje stawek. Wtedy, jak ujęła to Izba w sprawie KIO 1839/26 z 29 maja 2026 r., „to do wykonawców należało określenie właściwej stawki podatku VAT”. Wykonawca aparatu RTG dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Kielcach przyjął 23% dla szkolenia personelu. Izba uznała, że szkolenie jest świadczeniem pomocniczym wobec dostawy aparatu i należało je opodatkować stawką świadczenia głównego.

Według Izby błędna stawka, podstawowa czy preferencyjna, jest błędem w obliczeniu ceny uzasadniającym odrzucenie oferty. Nie ma znaczenia, czy błąd istotnie wpłynął na cenę ani czy zmienił ranking ofert. ZWPS w Katowicach zapowiedział w SWZ, że ofertę z niewłaściwą stawką odrzuci na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 Pzp.

Przypisuj stawkę do pozycji, nie do pakietu. W przeanalizowanych postępowaniach w jednym pakiecie trafiały się pozycje z 5%, 8% i 23%: środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego, kosmetyki czy substancje recepturowe obok leków i wyrobów. Ta sama pozycja dostała różne stawki u dwóch wykonawców, bo każdy zaoferował inny produkt.

Cena leku refundowanego: limit liczy się co do grosza

Szpital realizujący świadczenia gwarantowane musi kupować leki po cenie nie wyższej niż urzędowa cena zbytu powiększona o marżę nie wyższą niż urzędowa marża hurtowa. Przy zakupie od podmiotu innego niż hurtownia granicą jest sama urzędowa cena zbytu. Urzędowa marża hurtowa wynosi 6% ceny zbytu netto, nie mniej niż 50 groszy. Ustawa refundacyjna, art. 6 ust. 1, art. 7 ust. 1 i art. 9 ust. 1–2.

W jednym z przeanalizowanych postępowań nota pod pakietem brzmiała: „zaoferowana cena nie może przekraczać wartości limitu finansowania określonego przez NFZ”. Jeden z wykonawców miał w XLSX ceny z groszami (np. 27,52 zł), ale format komórki wyświetlał je bez groszy („28 zł”). Zamawiający przyjął ceny z podpisanego wydruku i przeliczył pozycje. W jednym pakiecie wyszło 6 728,40 zł brutto przy limicie 6 728,37 zł. Oferta przekroczyła limit o 3 grosze, została odrzucona, a pakiet unieważniony.

Porównuj z limitem cenę po zaokrągleniu, liczoną metodą zamawiającego, i sprawdzaj wydruk do podpisu.

Kolumny produktu, szablon i sumy

Kolumny produktu są treścią oferty. Typowe braki to pusta kolumna „produkt” i pozostawione z szablonu „do uzupełnienia”. EAN sprawdzaj w rejestrze, nie tylko przez sumę kontrolną: u jednego wykonawcy kody były błędne w 57% porównywalnych pozycji, choć sumy kontrolne się zgadzały.

Pusta pozycja psuje cały pakiet, jeśli SWZ wymaga oferty na wszystkie pozycje. W jednym z przeanalizowanych postępowań 4 zadania zostały nierozstrzygnięte, bo luki miał każdy wykonawca. Formularz cenowy musi też być złożony dla każdego oferowanego pakietu. W przeanalizowanych dokumentach najtańszą ofertę w pakiecie odrzucono z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, bo wykonawca nie złożył dla niego formularza asortymentowo-cenowego.

Najwięcej błędów rodzą własne formuły. U jednego wykonawcy kolumna brutto mnożyła wartość netto przez stawkę i pokazywała sam podatek. Ta kwota trafiła do formularza ofertowego jako cena, około 7,4% właściwej wartości. Błędy mają też szablony zamawiających, np. zamienione kolumny postaci i dawki albo format bez groszy. Nie poprawiaj ich po cichu, tylko zapytaj.

Ostatnia pułapka to przepisanie sum. W jednym postępowaniu w 150 wierszach formularzy cenowych nie było ani jednego błędu ilość × cena, a dwa błędy w kwotach powstały dopiero przy przenoszeniu sum do formularza ofertowego.

Omyłka czy błąd w obliczeniu ceny: co zamawiający poprawi sam

Po otwarciu ofert zamawiający poprawia oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, które nie powodują istotnych zmian w jej treści. Przy innej omyłce wyznacza termin na zgodę albo zakwestionowanie poprawki, a brak odpowiedzi oznacza zgodę. Jeśli ją zakwestionujesz, oferta zostanie odrzucona. Oferta z błędem w obliczeniu ceny podlega odrzuceniu. Pzp, art. 223 ust. 1–3 oraz art. 226 ust. 1 pkt 10 i 11.

Według KIO 1309/26 omyłka rachunkowa jest oczywista, gdy da się ją ustalić „podczas sprawdzania obliczeń zgodnie z podanym przez Zamawiającego sposobem obliczenia ceny oferty” i jednoznacznie stwierdzić.

Sytuacja w formularzu	Typowa kwalifikacja	Podstawa
Wartość netto ≠ ilość × cena, a ilość i cena są jednoznaczne	oczywista omyłka rachunkowa, poprawa z konsekwencjami	art. 223 ust. 2 pkt 2
Cena jednostkowa z trzema miejscami po przecinku	w sprawie budowlanej KIO nakazało zaokrąglić i poprawić ofertę, ale niektóre SWZ zapowiadają odrzucenie	KIO 1077/23, SWZ
Zła stawka VAT	błąd w obliczeniu ceny, odrzucenie	art. 226 ust. 1 pkt 10, KIO 1839/26
Ilość niezgodna z SWZ po przeliczeniu opakowań	niezgodność z warunkami zamówienia i odrzucenie, nawet przy nadwyżce 1 l; poprawa jako inna omyłka tylko wyjątkowo	art. 226 ust. 1 pkt 5, KIO 1309/26, KIO 2246/17
Pakiet wyceniony w formularzu cenowym, pominięty w ofertowym	w jednym z przeanalizowanych postępowań: inna omyłka	art. 223 ust. 2 pkt 3

Lista kontrolna przed wysłaniem formularza

1. Formularz w wersji po ostatniej zmianie SWZ, każdy wiersz z własnym Lp., bez przesunięć.
2. Cena dotyczy jednostki z kolumny j.m., a przy innym opakowaniu ilość i cenę przeliczono według SWZ.
3. Ceny mają dopuszczalną liczbę miejsc po przecinku, a wydruk pokazuje te same liczby co arkusz.
4. VAT i brutto liczone metodą z formularza, stawka ustalona dla każdego produktu.
5. Cena leku refundowanego po zaokrągleniu mieści się w limicie.
6. Kolumny produktu wypełnione, EAN sprawdzony, brak pustych pozycji.
7. Sumy „Razem” zgadzają się z formularzem ofertowym, a formularz cenowy złożono dla każdego pakietu. Resztę sprawdzisz według poradnika o dokumentach do oferty.
8. Druga osoba przeliczyła od zera jeden pakiet metodą zamawiającego.

Skąd pochodzą przykłady

Oferty wykonawców pochodzą z dokumentów 20 postępowań na leki i asortyment mieszany, uzyskanych w trybie dostępu do informacji publicznej, bez nazw wykonawców. Statystyki opakowań pochodzą z 22 postępowań. Stan prawny na 22 października 2026 r. według tekstu jednolitego Pzp (Dz.U. z 2026 r. poz. 793) i ustawy refundacyjnej (Dz.U. z 2026 r. poz. 253). Nie sprawdzaliśmy, czy od wyroków KIO z 2026 r. wniesiono skargi do sądu zamówień publicznych. To nie jest porada prawna.

Lentra czyta SWZ i załączniki, pokazuje wymagania z cytatem i stroną źródła oraz pilnuje odpowiedzi na pytania i zmian SWZ. Dostawcom medycznym dopasowuje pakiety do katalogu produktów, przelicza opakowania według reguły zamawiającego i przed złożeniem oferty sprawdza formularz cenowy tak, jak przeliczy go zamawiający. Żeby zobaczyć to na swoim przetargu, umów prezentację.