Dokumenty składane z ofertą a na wezwanie: 51 dokumentacji
KRK tylko w 1 z 25 przetargów w trybie podstawowym. Co składasz z ofertą, co na wezwanie i czego nie uzupełnisz: wnioski z 51 dokumentacji z lat 2025–2026.
Kompletujesz dokumenty do przetargu w trybie podstawowym. Z przyzwyczajenia zamawiasz KRK, zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego, bo „zawsze są potrzebne”. W 51 przeanalizowanych dokumentacjach informacji z KRK na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia zażądała tylko 1 z 25 dokumentacji w trybie podstawowym. Powyżej progów unijnych żądały jej wszystkie 21.
Lista dokumentów zależy od przetargu, nie od wykonawcy. Ustawa wyznacza szkielet, a wypełnia go konkretna SWZ. Twoja forma prawna zmienia to, czyje dokumenty są potrzebne, ale nie to, kiedy je składasz.
Praktyczny zestaw dokumentów krok po kroku opisujemy w poradniku o dokumentach do oferty przetargowej.
Co sprawdziliśmy w 51 dokumentacjach
Przeczytaliśmy całe rozdziały SWZ, zapytań ofertowych i formularzy z postępowań ogłoszonych od marca 2025 r. do października 2026 r. Dla każdej dokumentacji spisaliśmy trzy listy: dokumenty składane z ofertą, na wezwanie i przed zawarciem umowy.
| Reżim | Dokumentacje | W tym roboty budowlane |
|---|---|---|
| Tryb podstawowy (od 170 000 zł do progu UE) | 25 | 22 |
| Od progów UE (przetarg nieograniczony, w tym sektorowe, i negocjacje z ogłoszeniem) | 21 | 7 |
| Negocjacje bez ogłoszenia poniżej progów | 1 | 1 |
| Poza Pzp (zapytania ofertowe gmin, Baza Konkurencyjności) | 4 | 1 |
| Razem | 51 | 31 |
Próba jest mała i przechylona w stronę robót budowlanych. Liczby opisują te dokumentacje, a nie cały rynek.
Trzy reżimy wartości i dwa terminy: 5 albo 10 dni
Szkielet listy zależy od wartości zamówienia. Poniżej 170 000 zł Pzp się nie stosuje (Pzp, art. 2 ust. 1 pkt 1). W trybie podstawowym zamawiający może żądać podmiotowych środków dowodowych, ale wzywa do nich tylko wtedy, gdy wymagał ich w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (Pzp, art. 273 ust. 1 i art. 274 ust. 1). Od progów UE środki na brak podstaw wykluczenia są obowiązkowe (Pzp, art. 124 ust. 1).
Progi UE na lata 2026–2027 to 23 291 240 zł dla robót budowlanych, 930 960 zł dla dostaw i usług (603 400 zł u zamawiających centralnych) oraz 1 861 920 zł dla dostaw i usług sektorowych (obwieszczenie Prezesa UZP, M.P. 2025 poz. 1247).
| Poza Pzp | Tryb podstawowy | Od progów UE | |
|---|---|---|---|
| Oświadczenie wstępne z ofertą | według zapytania | oświadczenie z art. 125 ust. 1, nie JEDZ | JEDZ |
| Podmiotowe środki dowodowe | według regulaminu | fakultatywne, tylko zapowiedziane | na wykluczenie obowiązkowe |
| Termin na odpowiedź na wezwanie | brak ustawowego | co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1) | co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1) |
| Procedura odwrócona | nie dotyczy | nie stosuje się | możliwa (art. 139) |
| Co pokazała próba | 4 z 4 bez listy na wezwanie | 20 z 22 list z terminem 5 dni | 21 z 21 z terminem 10 dni |
W trybie podstawowym art. 266 Pzp wyłącza m.in. JEDZ, art. 126 i procedurę odwróconą. Dwie z 22 list „na wezwanie” w tym trybie nie podawały terminu.
5 i 10 dni to minimum. Konkretną datę zobaczysz dopiero w wezwaniu, więc dokumenty, na które długo się czeka, zamawiaj przed terminem składania ofert.
Poza Pzp żadna z 4 dokumentacji nie miała listy dokumentów na wezwanie. Gmina Mirzec w zapytaniu na altanę w Jagodnem (znak IN.271.54.2026.MG) pisze: „Oferty niekompletne (brak podpisu, brak ceny, brak wymaganych załączników, oświadczeń lub dokumentów potwierdzających uprawnienia) zostaną odrzucone”. Nawyk „referencje doślę na wezwanie” kończy się tu odrzuceniem.
KRK w trybie podstawowym: 1 z 25 dokumentacji
Etap wezwania w 25 dokumentacjach w trybie podstawowym:
| Czego zamawiający żądał na wezwanie w zakresie wykluczenia | Dokumentacje |
|---|---|
| Informacja z KRK | 1 |
| Zaświadczenia z US i ZUS/KRUS | 1 |
| Odpis z KRS/CEIDG (art. 109 ust. 1 pkt 4) | 5 |
| Żaden dokument z rejestru ani urzędu | 20 |
| Nic w zakresie wykluczenia, nawet oświadczenia o aktualności | 11 |
| Brak jakiejkolwiek listy na wezwanie | 3 |
Informacji z KRK na wykluczenie wymagała tylko Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych (znak P/9/2026/DZP, BZP 2026/BZP 00483409), a zaświadczeń z US i ZUS zażądał tylko Miejski Zakład Komunikacji w Malborku (znak ZP/3/TP/2026, BZP 2026/BZP 00483364).
Gmina Błaszki (znak RIZ.271.2.25.26, BZP 2026/BZP 00478207) zapisała wprost, że nie będzie wzywać do podmiotowych środków dowodowych: „Ocena braku podstaw do wykluczenia z postępowania odbędzie się na podstawie oświadczenia wstępnego złożonego wraz z ofertą”.
Pozwala na to rozporządzenie. Poniżej progów UE zamawiający może zamiast KRK, oświadczenia o grupie kapitałowej czy zaświadczeń z US, ZUS i KRS żądać oświadczenia o aktualności informacji z oświadczenia wstępnego (rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych, § 3). Powyżej progów KRK wymagały wszystkie 21 dokumentacji, w negocjacjach z ogłoszeniem już przy ofercie wstępnej.
Procedura odwrócona nie przesuwa JEDZ sama z siebie
W procedurze odwróconej zamawiający najpierw ocenia oferty, a potem bada kwalifikację najwyżej ocenionego wykonawcy. JEDZ nie musisz składać z ofertą tylko wtedy, gdy SWZ przewiduje żądanie go wyłącznie od tego wykonawcy (Pzp, art. 139 ust. 1–2).
Procedurę odwróconą przewidziało 17 dokumentacji od progów UE, w tym 3 jako możliwość. JEDZ na etap wezwania przeniosły tylko 4. Zarząd Dróg Wojewódzkich w Olsztynie (znak ZDW/RDWO/PN-1/2610/85/2026, TED 458078-2026) wprost zwalnia z oświadczenia z art. 125 ust. 1 przy ofercie. GDDKiA przy obwodnicy Krotoszyna (znak OPO.D-3.2410.8.2026, TED 649947-2026) stosuje art. 139, a JEDZ i tak każe przesłać z ofertą.
Podmiotowe a przedmiotowe środki dowodowe: kiedy możesz je uzupełnić
Podmiotowe środki dowodowe dotyczą Ciebie: KRK, zaświadczenia, wykazy robót i osób, referencje. Składasz je na wezwanie, a braki zamawiający wzywa do uzupełnienia (Pzp, art. 128 ust. 1).
Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą oferowanego produktu: deklaracje zgodności, certyfikaty, karty katalogowe. Składasz je z ofertą (Pzp, art. 107 ust. 1). Zamawiający wzywa do ich uzupełnienia tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia, a nie wzywa wcale, gdy dokument służy ocenie w kryteriach (Pzp, art. 107 ust. 2–3). Jeśli SWZ nie ma takiej klauzuli, brak dokumentu oznacza odrzucenie oferty.
Przedmiotowych środków dowodowych bezwarunkowo wymagało tylko 6 z 51 dokumentacji, w tym trzy dostawy dla szpitali. W kolejnych 7 tylko wtedy, gdy oferujesz rozwiązanie równoważne. Narodowy Instytut Onkologii przy zakupie rezonansu 3T (znak PN-113/26/EP, TED 614451-2026) przewidział wezwanie do uzupełnienia, ale wyłączył z niego dokumenty potwierdzające parametry punktowane. Ten sam wykaz osób złożony dla kryterium nie podlega uzupełnieniu, a złożony dla warunku udziału podlega (KIO 704/22 z 31.03.2022).
Ile ważne są KRK, ZUS, US i KRS
Ważność zaświadczeń i informacji z rejestrów liczy się do dnia ich złożenia, nie do terminu ofert (Pzp, art. 126 ust. 1 i art. 274 ust. 1; rozporządzenie, § 2, § 8, § 9 i § 13).
| Dokument | Ważność |
|---|---|
| Informacja z KRK | nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem |
| Zaświadczenie z US, zaświadczenie z ZUS/KRUS | 3 miesiące |
| Odpis z KRS/CEIDG na art. 109 ust. 1 pkt 4 | 3 miesiące |
| Odpis z KRS/CEIDG jako dowód reprezentacji | bez terminu; wystarczy wskazać dane do bezpłatnej bazy |
| Wykaz robót budowlanych | roboty z ostatnich 5 lat |
| Wykaz dostaw lub usług | ostatnie 3 lata; referencje dla świadczeń ciągłych z ostatnich 3 miesięcy |
KRS ma więc dwie role: jako dowód reprezentacji SWZ zwykle każe go dołączyć do oferty, a jako środek na art. 109 ust. 1 pkt 4 składa się go na wezwanie. Zapis „KRS nie starszy niż 3 miesiące” przy reprezentacji nie wynika z rozporządzenia.
Co da się uzupełnić, a czego nie
| Dokument | Uzupełnisz? | Podstawa |
|---|---|---|
| Formularz ofertowy | nie, to treść oferty | KIO 84/22: Pzp „nie przewiduje bowiem dorozumianej formy treści oferty” |
| Wadium, także gwarancja przesłana po terminie | nie | Pzp, art. 97 ust. 10 i art. 226 ust. 1 pkt 14; KIO 169/26, KIO 2626/26 |
| Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa | nie, wykazujesz je „wraz z przekazaniem” informacji | Pzp, art. 18 ust. 3; KIO 567/23 |
| Kosztorys, gdy SWZ czyni go treścią oferty, także przy ryczałcie | nie | KIO 2377/21, KIO 2818/24 |
| Dowody do kryteriów oceny | nie, skutkiem jest 0 pkt | Pzp, art. 107 ust. 3; KIO 1932/24 |
| Oświadczenie konsorcjum z art. 117 ust. 4 | tak | KIO 1560/22 |
| Pełnomocnictwo | tak, jeśli pełnomocnictwo obejmuje dzień złożenia oferty | KIO 2401/23, KIO 804/26 |
| Podmiotowe środki dowodowe | tak, w trybie art. 128 ust. 1 | Pzp, art. 128 ust. 1 |
SWZ wiąże też tam, gdzie wychodzi poza ustawowy katalog. Niezaskarżone postanowienia o podmiotowych środkach dowodowych „mają charakter wiążący” (KIO 526/24 z 4.03.2024). Wątpliwy wymóg wyjaśniaj pytaniem do SWZ przed terminem ofert, nie po wyborze oferty.
Kosztorys i wizja lokalna: pozycje „z ofertą” poza główną listą
Kosztorysu wymagało 14 z 22 SWZ na roboty w trybie podstawowym. 7 kazało go złożyć z ofertą, 6 przy umowie, a jedna w obu miejscach naraz. Akademia Wychowania Fizycznego w Poznaniu (znak KZP-2003-22/26/ZP, BZP 2026/BZP 00485394) pisze: „Uwaga! Kosztorysu nie należy składać wraz z ofertą”.
Wrocławskie Mieszkania (znak WM/SZP/TP/105/2025/G, BZP 2025/BZP 00444244) opisały obowiązkową wizję lokalną w rozdziale o przedmiocie zamówienia, a nie w liście dokumentów. Oferta bez oświadczenia o odbyciu wizji zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 18 Pzp.
O etapie decyduje zdanie o tym, kiedy dokument się składa, a nie nagłówek. TBS w Piotrkowie Trybunalskim (znak ER/3121/9/2026, BZP 2026/BZP 00178424) dopisał „(składa się wraz z ofertą)” przy zestawieniu składników kosztorysowych dopiero w wykazie załączników. W 7 z pierwszych 11 przeanalizowanych SWZ numery załączników lub odesłania były błędne albo niespójne. Każdą zmianę SWZ sprawdzaj więc pod kątem nowych załączników (zmiany SWZ i odpowiedzi na pytania).
Lista kontrolna: z ofertą i na wezwanie
Przed złożeniem oferty:
- Ustal reżim: poza Pzp, tryb podstawowy czy od progów UE. Od niego zależą oświadczenie wstępne i termin wezwania.
- Przy każdym dokumencie znajdź zdanie o tym, kiedy go składasz. Nie wnioskuj etapu z nagłówka ani ze wzoru załącznika.
- Przy przedmiotowych środkach dowodowych sprawdź, czy SWZ przewiduje ich uzupełnienie i które służą kryteriom.
- Przejrzyj rozdziały o przedmiocie zamówienia i cenie oraz wykaz załączników: tam bywają wizja lokalna, kosztorys i oświadczenia spoza głównej listy.
- Wadium wnieś przed terminem ofert, a gwarancję prześlij jako elektroniczny oryginał (Pzp, art. 97 ust. 5 i 10).
- Uzasadnienie tajemnicy przedsiębiorstwa dołącz razem z zastrzeżonym plikiem.
- W formularzu wskaż dane do KRS lub CEIDG, żeby zamawiający sam pobrał odpis (rozporządzenie, § 13 ust. 2).
Po wezwaniu:
- Zamawiaj tylko dokumenty wymienione w SWZ. W trybie podstawowym lista bywa pusta albo ogranicza się do oświadczeń.
- Sprawdź daty wystawienia względem dnia złożenia: 6 miesięcy dla KRK, 3 miesiące dla US, ZUS i KRS.
- Przy konsorcjum oświadczenie wstępne składa każdy wykonawca (Pzp, art. 125 ust. 4).
- Wykaz robót i referencje porównaj z warunkiem z SWZ (referencje do przetargu budowlanego).
Zakres analizy i zastrzeżenia
Analiza obejmuje 51 dokumentacji z ogłoszeń w BZP i TED (zobacz aktualne przetargi), z biuletynów informacji publicznej gmin i z Bazy Konkurencyjności. Przepisy i orzeczenia sprawdziliśmy na 22 października 2026 r. (Pzp: Dz.U. 2026 poz. 793, rozporządzenie: Dz.U. 2020 poz. 2415 ze zmianą z 2023 r.). Nie ustalaliśmy, czy orzeczenia KIO z 2026 r. zaskarżono do sądu okręgowego. To nie jest porada prawna: rozstrzyga treść SWZ konkretnego postępowania.
Lentra wyciąga z dokumentacji przetargu warunki udziału i wymagane dokumenty, a przy każdym wymaganiu podaje cytat i miejsce w źródle. Śledzi też odpowiedzi na pytania i zmiany SWZ: o nowej publikacji powiadamia w aplikacji i pokazuje ją na osi czasu przetargu. Przed złożeniem pomaga sprawdzić ofertę.
Sprawdź analizę dokumentacji przetargowej lub uruchom test Lentry.
