Pierwszy przetarg budowlany: jak zacząć i zebrać referencje

Firma od lat wykonuje roboty dla prywatnych inwestorów. Ma ekipę, sprzęt i skończone realizacje. Chce zacząć w przetargach, ale pojawia się pytanie: skąd wziąć referencje, skoro jeszcze żadnego przetargu nie wygrała?

Doświadczenie nie musi pochodzić z zamówienia publicznego. Roboty dla prywatnego inwestora mogą potwierdzać spełnienie warunku. Muszą jednak odpowiadać jego treści, a wykonawca musi przedstawić wymagane dowody. Przepisy o wykazie robót nie ograniczają go do kontraktów publicznych. Rozporządzenie o dokumentach wykonawcy, § 9.

Pierwszy krok to więc spisanie tego, co firma już wykonała, i zebranie potwierdzeń. Dopiero z takim zestawem szukaj postępowania, do którego rzeczywiście możesz złożyć ofertę. Inaczej zaczniesz od kosztorysu, a po pracy nad wyceną odkryjesz, że brakuje odpowiedniego doświadczenia.

Jak działa przetarg budowlany

Zamawiający, np. gmina, publikuje ogłoszenie i dokumentację. Opisuje roboty, wymagania wobec wykonawcy, zasady oceny ofert i przyszłą umowę. SWZ, czyli specyfikacja warunków zamówienia, zawiera m.in. instrukcję przygotowania oferty. Projekt, specyfikacje techniczne, przedmiar i projekt umowy pokazują, co masz wykonać i na jakich zasadach.

Na początek łatwiej prześledzić postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji, oznaczone w ogłoszeniu jako art. 275 pkt 1 Pzp:

Pobierasz dokumentację i sprawdzasz, czy możesz wykonać roboty oraz spełniasz wymagania.
Wyjaśniasz niejasności z zamawiającym, przygotowujesz cenę i składasz ofertę z wymaganymi dokumentami przed terminem.
Zamawiający otwiera, bada i ocenia oferty. Najwyższe miejsce zależy od kryteriów wskazanych w dokumentacji, np. ceny i okresu gwarancji.
Wykonawca najwyżej oceniony przedstawia na wezwanie wymagane dokumenty potwierdzające jego sytuację i spełnienie warunków. Po zakończeniu badania następuje wybór oferty, a następnie zawarcie umowy.

To uproszczony przebieg jednego wariantu. Inne tryby mogą obejmować dodatkowe etapy, w tym negocjacje. Porównanie znajdziesz w poradniku o trybie podstawowym i przetargu nieograniczonym. UZP: art. 275 Pzp, art. 239 Pzp, art. 274 Pzp.

Warunek udziału i kryterium oceny to dwie różne rzeczy. Warunek rozstrzyga, czy wykazujesz wymaganą zdolność do realizacji zamówienia. Kryterium służy porównaniu ofert. Dobra cena nie zastąpi brakującego doświadczenia. UZP: art. 112 Pzp.

Zacznij od tabeli ukończonych robót

Zbierz umowy, protokoły odbioru, rozliczenia i otrzymane referencje. Zrób własną tabelę, zanim trafisz na interesujące ogłoszenie. Przy każdej realizacji zapisz:

Informacja	Co wpisać
Wykonawca	Dokładny podmiot, który realizował umowę.
Zleceniodawca i kontakt	Dla kogo pracowałeś i kto może potwierdzić wykonanie.
Rodzaj i zakres robót	Co rzeczywiście wykonała firma, z istotnymi parametrami, np. powierzchnią, długością lub technologią.
Wartość	Wartość robót i informację, czy kwota jest netto, czy brutto. Przy części większej inwestycji wyodrębnij własny zakres.
Daty i miejsce	Gdzie prowadzono roboty, kiedy rozpoczęto prace i kiedy je ukończono.
Rola firmy	Generalny wykonawca, podwykonawca albo członek konsorcjum oraz własny zakres prac.
Dowody	Referencja lub inny dokument potwierdzający należyte wykonanie, a także umowa i protokół pozwalające sprawdzić szczegóły.

To Twoja baza do kolejnych ofert. Do konkretnego postępowania wybierasz z niej odpowiednie realizacje i uzupełniasz wykaz wymagany przez zamawiającego.

W wykazie robót zasadniczo przedstawia się prace wykonane w ostatnich pięciu latach przed terminem ofert. Gdy firma działa krócej, chodzi o ten krótszy okres. Zamawiający może dopuścić wcześniejsze roboty, aby zapewnić odpowiedni poziom konkurencji. Odczytaj okres z aktualnej dokumentacji. Rozporządzenie, § 9 ust. 1, 2 i 4.

Jak zdobyć referencje do pierwszego przetargu

Wróć do klientów, dla których zakończyłeś roboty. Poproś o dokument potwierdzający ich należyte wykonanie. Jeśli pracowałeś jako podwykonawca, zwróć się do generalnego wykonawcy, który zlecił i odebrał Twój zakres.

Ułatw klientowi przygotowanie dokumentu. W prośbie podaj nazwę wykonawcy, umowę, miejsce, zakres i daty robót. Poproś o potwierdzenie, że prace wykonano należycie. Dokument powinien pozwalać powiązać to potwierdzenie z realizacją wpisaną do wykazu.

Opis szczegółowych parametrów i wartości umieszczasz w wykazie robót. Referencja służy potwierdzeniu należytego wykonania. Nie musi powtarzać każdego pola wykazu, ale oba dokumenty muszą dotyczyć tych samych prac. Zachowaj umowę, protokoły i rozliczenia, żeby móc wyjaśnić zakres lub wartość.

Nie proś o przerobienie nazwy robót pod warunek przetargu. Jeśli wykonałeś remont, opisuj remont. Jeśli odpowiadałeś tylko za instalacje, nie przedstawiaj tego jako wykonania całego budynku.

Czy roboty wykonane jako podwykonawca się liczą?

Mogą się liczyć. Sam fakt podwykonawstwa nie przekreśla doświadczenia. Decydują treść warunku i rzeczywisty zakres Twojego udziału. W sprawie KIO 2821/21 i 2823/21 Izba oceniała konkretne obowiązki podwykonawcy i uznała, że jego udział potwierdza wymagane doświadczenie. Nie przyjęła zasady, że musiał być generalnym wykonawcą. Wyrok KIO z 15 listopada 2021 r..

Zapisuj własny zakres i jego wartość, zamiast przepisywać wartość całej inwestycji z ogłoszenia. Referencja za wykonanie instalacji w obiekcie nie potwierdzi automatycznie doświadczenia w kompleksowej budowie tego obiektu.

Co zrobić, jeśli klient nie wystawia referencji?

Przy robotach budowlanych dowodem mogą być także inne dokumenty sporządzone przez podmiot, dla którego wykonałeś prace. Sprawdź, czy posiadany protokół potwierdza należyte wykonanie, a nie tylko przekazanie terenu lub rozliczenie płatności.

Jeżeli z przyczyn niezależnych od Ciebie nie możesz uzyskać takich dowodów, przepis dopuszcza inne odpowiednie dokumenty. Trzeba wyjaśnić przyczynę i wykazać należyte wykonanie. Sam brak odpowiedzi klienta nie oznacza, że możesz po prostu wystawić sobie referencję. Rozporządzenie, § 9 ust. 1 pkt 1.

Znajdź postępowanie pasujące do wykonanych robót

Na pierwszy start wybierz zakres, który znasz z wcześniejszych realizacji i możesz obsłużyć własnym zespołem. Duża wartość wcześniejszej umowy nie wystarczy, jeśli przetarg wymaga innego rodzaju robót.

Ogłoszenia znajdziesz w BZP i TED. Przeglądaj aktualne ogłoszenia o zamówieniu, a nie tylko informacje o wynikach. W Bazie Konkurencyjności są też zapytania dotyczące projektów finansowanych ze środków UE. Nie utożsamiaj ich wszystkich z postępowaniami prowadzonymi według Pzp. Portal Funduszy Europejskich o BK.

Szukaj po rodzaju robót i miejscu realizacji. Sam tytuł ogłoszenia może niewiele mówić o faktycznym zakresie, dlatego przechodź do opisu i dokumentacji. W katalogu przetargów budowlanych Lentry możesz zacząć od kategorii odpowiadającej Twojej działalności. Więcej sposobów opisujemy w poradniku gdzie szukać przetargów budowlanych.

Zanim rozpoczniesz kosztorys, odszukaj warunki udziału i porównaj je z tabelą realizacji:

Rodzaj robót i wymagane parametry. Czy Twoja realizacja obejmowała dokładnie taki zakres?
Liczba realizacji i sposób ich łączenia. Czy warunek wymaga jednej umowy, czy kilku robót? Nie sumuj ich bez podstawy w warunku.
Wartość i okres. Czy odpowiednia kwota dotyczy wymaganego zakresu i czy roboty mieszczą się w podanym okresie?
Ludzie i pozostałe zasoby. Czy możesz zapewnić wymagane osoby z właściwymi uprawnieniami i doświadczeniem? Czy spełniasz pozostałe ustanowione warunki?

Sprawdź także postępowania, w których zamawiający nie ustanawia warunku wcześniejszych robót. Nie każdy przetarg wymaga referencji. Wymagania trzeba odczytać osobno dla każdego zamówienia. UZP: art. 112 i 116 Pzp.

W Lentrze analiza SWZ zbiera warunki z cytatami i odniesieniem do dokumentu. Zamiast szukać ich od początku w kolejnej paczce załączników, porównujesz konkretny zapis ze swoimi realizacjami. Zespół może skupić się na brakujących dowodach i decyzji o starcie, zamiast po raz kolejny pobierać pliki i przeglądać skany. Sposób sprawdzania takiej analizy opisujemy w artykule o analizie SWZ z AI.

Co, jeśli firma nie ma wymaganego doświadczenia?

Poszukaj zamówienia z wymaganiami odpowiadającymi temu, co już wykonałeś. Możesz też rozważyć wspólną ofertę z doświadczoną firmą albo korzystanie z jej zasobów, ale wymaga to rzeczywistej współpracy przy realizacji.

Przy korzystaniu z doświadczenia innego podmiotu ten podmiot musi wykonać roboty, do których dane doświadczenie jest wymagane. Składasz jego zobowiązanie lub inny wymagany dowód dostępu do zasobów. W konsorcjum odpowiednie roboty wykonuje uczestnik, na którego doświadczeniu opiera się spełnienie warunku. UZP: art. 118 Pzp, art. 117 Pzp.

Nie da się załatwić braku doświadczenia samym dołączeniem cudzej referencji. Ustal z partnerem zakres prac i odpowiedzialność przed przygotowaniem oferty.

Przygotuj podpis i dokumenty, zanim pojawi się termin

W JDG ustal, czy podpisujesz sam, czy przez pełnomocnika. W spółce wpisanej do KRS sprawdź aktualny sposób reprezentacji. Jeżeli potrzebne są dwa podpisy, zaplanuj udział obu osób. Nie zostawiaj tego na ostatni dzień.

Dla ofert w postępowaniach objętych art. 63 Pzp poniżej progów unijnych dopuszczony jest podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty. W postępowaniach osiągających progi unijne potrzebny jest podpis kwalifikowany. Podpis osobisty pochodzi z e-dowodu; skan odręcznie podpisanego formularza nie jest żadnym z tych podpisów. UZP: art. 63 Pzp.

Załóż wymagane konto na stronie wskazanej w ogłoszeniu, sprawdź instrukcję składania oferty i przetestuj podpis na własnym pliku. Potem ustal listę dokumentów do tego postępowania. Referencje często przedstawia się dopiero na wezwanie, lecz musisz być przygotowany do wykazania spełnienia warunku. W postępowaniu poniżej progów unijnych termin z art. 274 ust. 1 wynosi co najmniej pięć dni od wezwania; możliwe jest też wcześniejsze żądanie dokumentów. UZP: art. 274 Pzp.

Pełnomocnictwo, wadium, terminy uzyskania zaświadczeń i podpisy opisujemy w poradniku o dokumentach do oferty przetargowej.

Po znalezieniu przetargu zaczyna się kolejne zadanie: śledzenie zmian

Pobranie pierwszej SWZ nie kończy pracy z dokumentacją. Zamawiający może publikować odpowiedzi, zmieniać wymagania, formularze, zakres robót lub terminy. Przy kilku postępowaniach musisz sprawdzać kolejne pliki i pamiętać, która odpowiedź dotyczyła którego zamówienia.

Monitoring Lentry robi to automatycznie. Powiadomienie w aplikacji pokazuje opis zmian i linki do nowych plików, a oś czasu postępowania zbiera kolejne publikacje. Możesz wrócić do zmiany warunku albo odpowiedzi i sprawdzić jej wpływ na ofertę. Szczegóły pokazujemy w poradniku o zmianach SWZ i odpowiedziach na pytania.

Przygotuj tabelę swoich robót i wybierz jedno postępowanie do sprawdzenia. Porównaj warunki z realizacjami, ustal brakujące dowody i dopiero wtedy zdecyduj, czy przeznaczasz czas na wycenę. Umów pokaz Lentry na przetargu ze swojej branży.