Analiza SWZ z AI: deleguj szukanie, sprawdzaj źródła

Delegacja bez weryfikacji to abdykacja. W zamówieniach publicznych ta zasada ma bardzo konkretne znaczenie. Jedno słowo pominięte w podsumowaniu SWZ może zmienić ocenę, czy firma spełnia warunek udziału. Za oświadczenie złożone w ofercie odpowiada wykonawca, nawet jeśli wcześniej powierzył analizę AI.

Automatyzacja ma sens, gdy przejmuje czasochłonne szukanie i daje wynik, który łatwo sprawdzić. Od dotarcia do dokumentacji, przez pobranie i rozpakowanie plików, po odczytanie wymagań wraz z dokładnymi fragmentami źródeł. Wtedy możesz poświęcić uwagę temu, co zapis oznacza dla Twojej firmy.

Przebudowa to nie rozbudowa

Jeżeli zamawiający wymaga doświadczenia w rozbudowie, podsumowanie o „wymaganej przebudowie” gubi informację, od której zależy udział. Duża i trudna przebudowa nie staje się rozbudową dlatego, że miała podobną wartość i podobnie brzmi dla sztucznej inteligencji. Trzeba porównać dokładny warunek z rzeczywistym zakresem wykonanych prac, a nie tylko podobieństwo nazw inwestycji.

Złożenie referencji, która nie potwierdza warunku, nie oznacza automatycznie zakazu udziału w całym rynku. Jednak przedstawienie informacji wprowadzających zamawiającego w błąd może prowadzić do wykluczenia również w kolejnych postępowaniach. Dla podstaw z art. 109 ust. 1 pkt 8 i 10 Pzp ustawa przewiduje odpowiednio dwa lata i rok. Zastosowanie wymaga spełnienia ustawowych przesłanek oraz przewidzenia danej podstawy przez zamawiającego. Ustawa dopuszcza też wykazanie rzetelności w ramach samooczyszczenia (tzw. self-cleaning). Pzp, art. 109–111.

To wystarczający powód, żeby wymagać od narzędzia więcej niż komunikatu „warunek spełniony”. Potrzebujesz dokładnego zapisu, na którym opiera się analiza.

Zanim zaczniesz czytać, musisz jeszcze dostać się do treści

Praca z dokumentacją zaczyna się wcześniej niż na pierwszej stronie SWZ. Z ogłoszenia przechodzisz na platformę zamawiającego, odszukujesz załączniki, pobierasz paczkę i ją rozpakowujesz. Potem ustalasz, w którym pliku jest interesująca Cię informacja. Przy następnym postępowaniu powtarzasz tę samą drogę.

Ctrl+F pomaga, jeśli dokument ma przeszukiwalny tekst. W skanie bez warstwy tekstowej nie znajdzie nawet słowa, które widzisz na stronie. Najpierw trzeba odczytać obraz, np. przez OCR. A wynik rozpoznawania może zawierać błąd w liczbie, jednostce albo pojedynczym słowie, dlatego potrzebny jest dostęp do oryginału.

Samo wyszukiwanie słów też ma granice. Warunek może znajdować się w tabeli, odsyłać do innego punktu lub mieć wyjątek w następnym akapicie. Późniejsza odpowiedź zamawiającego może zmienić jego brzmienie. Znalezienie pierwszego trafienia nie kończy sprawdzenia.

To właśnie te powtarzalne czynności warto oddać narzędziu: dotarcie do plików, ich przygotowanie do odczytu, odnalezienie właściwych fragmentów i zebranie ich razem ze źródłami.

Stały zakres analizy, różna treść wymagań

Przy każdej SWZ potrzebujesz podobnego zestawu informacji: warunków udziału, wymaganego doświadczenia i personelu, dokumentów do oferty, terminów oraz kryteriów oceny. Nie ma powodu, żeby za każdym razem ręcznie odtwarzać cały proces ich wyszukiwania.

Część tego porządku wynika wprost z ustawy. Przykładowo art. 112 Pzp definiuje obszary warunków udziału. Z góry wiadomo więc, jakie informacje należy odszukać, choć ich treść i miejsce w dokumentacji zmieniają się między postępowaniami. Powtarzalny jest zakres sprawdzenia. Konkretne wymagania trzeba odczytać na nowo.

Automatyzacja powinna wyciągać pełne warunki z istotnymi zastrzeżeniami. „W ramach jednego zamówienia” nie może zniknąć z wymagania dotyczącego doświadczenia. „Przebudowa lub rozbudowa” nie może zmienić się w samą „rozbudowę”. Trzeba również odróżnić zapis o braku warunku od sytuacji, w której narzędzie nie odnalazło odpowiedniego fragmentu.

Od wyniku do sprawdzenia, bez szukania od początku

W Lentrze dokumentacja postępowania jest pobierana i przygotowywana do analizy, także gdy zawiera archiwa lub skany. Analiza porządkuje wymagania i pokazuje cytaty wraz z odniesieniem do dokumentu. Możesz sprawdzić podstawę wyniku bez ponownego przekopywania całej paczki załączników. Sposób przetwarzania plików opisujemy w metodologii.

Przy wymaganiu dotyczącym doświadczenia weryfikacja wygląda tak:

1. Sprawdzasz wyciągnięty warunek. Czy zachowano rodzaj robót, liczbę realizacji, wymagany okres i ograniczenia, np. wykonanie prac w jednym zamówieniu?
2. Porównujesz go z cytatem i miejscem w dokumentacji. Czy skrót nie zmienił znaczenia? Czy obok nie ma zastrzeżenia? Przy nieczytelnym skanie porównujesz odczyt z obrazem strony.
3. Sprawdzasz późniejsze wyjaśnienia i zmiany. Czy wymaganie nadal ma to samo brzmienie? Monitoring Lentry pokazuje opis zmian, linki do nowych plików i historię publikacji na osi czasu postępowania.

Cytaty i podgląd konkretnych stron dokumentacji możesz otworzyć bezpośrednio w przeglądarce, nie wychodząc z widoku przetargu.

Sprawdzenie powinno być częścią delegowania

Jeżeli po otrzymaniu analizy musisz sam znaleźć dokument, rozpakować archiwum i przeszukać kilkadziesiąt stron, dużą część pracy nadal wykonujesz ręcznie. Jeśli dostajesz tylko podsumowanie, trudno ocenić, czy narzędzie czegoś nie pominęło. Dlatego wynik i możliwość jego sprawdzenia powinny być dostępne razem.

Analiza dokumentacji w Lentrze przejmuje pobieranie plików, rozpakowywanie archiwów i szukanie wymagań. Zespół nie powtarza tych czynności osobno przy każdym przetargu. Mniej płacisz za ręczne przygotowanie materiałów, a więcej czasu zostaje na ocenę, czy warto złożyć ofertę. Przy doświadczeniu przejdź do porównania warunku z referencjami; jeśli wymaganie nie odpowiada zakresowi robót, przygotuj uzasadnione pytanie o jego zmianę.

Sprawdź SWZ, którą już analizowałeś. Przetestuj, jakie wymagania wyciągnie Lentra i jak szybko zweryfikujesz je w dokumentacji. Umów pokaz analizy na własnym przetargu.