Plan postępowań, wartość szacunkowa i budżet: którą kwotę widzisz przy przetargu?

W planie widzisz osobno zbiornik retencyjny i zajezdnię. Kilka miesięcy później zamawiający ogłasza jeden przetarg na oba zadania, z inną wartością niż suma z planu. Przy otwarciu ofert pojawia się jeszcze kwota na realizację zamówienia. Tak wyglądał przetarg na Ujeścisko w Gdańsku, który rozkładamy poniżej na konkretne dokumenty i kwoty.

Jest też druga pułapka: przetarg opublikowany w TED może dotyczyć robót wartych znacznie mniej niż próg unijny. Jeżeli Twoja firma szuka mniejszych kontraktów tylko w BZP, może ominąć takie postępowania. O procedurze może decydować łączna wartość kilku części zamówienia, a nie kwota etapu, na który właśnie zbierane są oferty.

Plan, szacunek, budżet i cena: cztery różne informacje

Kwota	Co mówi wykonawcy	Czego nie należy z niej wyciągać
Orientacyjna wartość w planie postępowań, netto	Jaką skalę zamówienia zamawiający przewiduje na etapie planowania	Że dokładnie taki zakres i budżet pojawią się w późniejszym przetargu
Wartość szacunkowa zamówienia, netto	Jak wyceniono zamówienie na potrzeby przygotowania postępowania i ustalenia właściwych przepisów	Że cała kwota dotyczy jednej części albo wyłącznie zakresu podstawowego
Kwota na realizację zamówienia	Ile zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie; trzeba sprawdzić VAT i podział na części	Że to cena, za którą zostanie zawarta umowa
Cena oferty lub zawartej umowy	Za ile wykonawca zaoferował realizację albo zawarł kontrakt	Że najniższa oferta z otwarcia została wybrana lub że wybór oznacza już podpisaną umowę

Wartość szacunkową ustala się bez VAT. Kwotę na realizację zamówienia zamawiający udostępnia najpóźniej przed otwarciem ofert w postępowaniach objętych tym obowiązkiem. To osobne informacje, nawet jeśli po uwzględnieniu VAT ich wysokość jest zbliżona. Pzp, art. 28 i art. 222 ust. 4.

Skąd bierze się kwota w planie na początku roku?

Plan postępowań pokazuje zakupy przewidywane na dany rok finansowy: przedmiot, orientacyjną wartość, planowaną procedurę i termin jej rozpoczęcia. Dla wykonawcy to możliwość wcześniejszego rozpoznania rynku, zanim pojawią się SWZ i termin składania ofert.

Zamawiający objęci obowiązkiem z art. 23 Pzp, m.in. jednostki sektora finansów publicznych, sporządzają plan nie później niż 30 dni od przyjęcia budżetu lub planu finansowego. Publikują go w BZP i na swojej stronie. Nie ma więc jednego terminu „do końca stycznia” dla wszystkich. Plan ma być aktualizowany również w ciągu roku. Pzp, art. 23.

Kwota w planie jest orientacyjna i podawana bez VAT. Wzór planu rozdziela zamówienia poniżej progów unijnych oraz równe tym progom lub je przekraczające. Plan w BZP może więc zapowiadać przetarg, którego ogłoszenia będziesz później szukać w TED. Miesiąc lub kwartał wskazany w planie dotyczy wszczęcia postępowania, a nie zakończenia robót. Wzór planu postępowań, objaśnienia do tabel.

Wstępne założenia mogą się zmienić wraz z dokumentacją i zakresem inwestycji. Dlatego przy aktualnym przetargu sprawdź ostatnią wersję planu, ale zachowaj też wcześniejszą: pozwala zobaczyć, czy zmieniła się kwota, termin, podział na zadania albo czy zamawiający zrezygnował z pozycji.

Przed przetargiem potrzebny jest aktualny szacunek

Kwota wpisana do styczniowego planu nie zastępuje ustalenia wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania. Dla robót podstawą jest kosztorys inwestorski sporządzony na podstawie dokumentacji projektowej i specyfikacji technicznych albo planowane koszty robót określone w programie funkcjonalno-użytkowym. W formule „zaprojektuj i wybuduj” szacunek obejmuje planowane koszty projektu oraz robót określone w tym programie. Pzp, art. 34.

Wartość robót budowlanych ustala się nie wcześniej niż sześć miesięcy przed wszczęciem postępowania. Dla dostaw i usług są to trzy miesiące. Przy zamówieniu udzielanym w częściach terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego postępowania. Jeśli po oszacowaniu zmieniły się okoliczności wpływające na wartość, przed wszczęciem trzeba ją zaktualizować. Styczniowa wartość nie daje więc pewności, z jaką kwotą zamawiający ogłosi przetarg jesienią. Pzp, art. 36.

Sprawdź też, co obejmuje szacunek. Przy jego ustalaniu uwzględnia się największy możliwy zakres zamówienia, w tym opcje i wznowienia. Przewidywane zamówienia na podobne roboty również mogą wchodzić do tej wartości na zasadach art. 31 ust. 1 Pzp. Duża kwota nie musi więc oznaczać równie dużego zakresu gwarantowanego w pierwszej umowie. Pzp, art. 31.

Realny przykład: dwie pozycje planu, jeden przetarg na Ujeścisko

W styczniowej aktualizacji planu Dyrekcji Rozbudowy Miasta Gdańska zbiornik i zajezdnia były osobnymi pozycjami. Późniejsze postępowanie obejmowało już zajezdnię wraz ze zbiornikiem, w formule „zaprojektuj i wybuduj”.

Dokument i etap	Zakres	Kwota
Plan z 20.01.2025, wersja 8, pozycja 2.1.1	Zbiornik retencyjny przy zajezdni Ujeścisko	31 350 000 zł netto
Ten sam plan, pozycja 2.1.2	Zajezdnia tramwajowa Ujeścisko	262 400 000 zł netto
Suma tych dwóch pozycji planu — nasze obliczenie	Zajezdnia i zbiornik	293 750 000 zł netto
Wartość zamówienia wszczętego 23.04.2025, wskazana w kontroli UZP	Wspólne postępowanie na zajezdnię i zbiornik	293 381 294,38 zł netto
Informacja zamawiającego przed otwarciem ofert, pismo z 09.09.2025	Kwota na realizację wspólnego zamówienia	360 939 751 zł brutto

Kwoty i zakresy można porównać w planie DRMG z 20 stycznia 2025 r. (str. 9), ogłoszeniu TED 271982-2025 oraz wyniku kontroli UZP z 12 marca 2026 r.. Budżet potwierdza pismo zamawiającego w dokumentacji postępowania; kwotę powtarza też komunikat DRMG o otwarciu ofert.

Plan przewidywał wszczęcie obu postępowań w I kwartale. Wspólne postępowanie rozpoczęło się 23 kwietnia, już w II kwartale. Suma wartości z planu była o 368 705,62 zł netto wyższa od późniejszego szacunku. Samo zestawienie dokumentów nie wyjaśnia przyczyny tej różnicy, ale pokazuje, dlaczego nie można bez sprawdzenia przepisać kwoty i terminu z planu do aktualnego ogłoszenia.

Dla wykonawcy zainteresowanego zbiornikiem najważniejsza zmiana dotyczyła jednak zakresu: 31,35 mln zł netto z pozycji planu nie było wartością całego późniejszego przetargu. Trzeba było ocenić zamówienie obejmujące również zajezdnię. Historia ma też dalszy ciąg: ogłoszenie o wyniku TED 286936-2026 potwierdza zawarcie umowy 1 kwietnia 2026 r. Kwota z planu i budżet sprzed otwarcia pozostają informacjami z wcześniejszych etapów.

Dlaczego w TED jest przetarg poniżej progu unijnego?

W latach 2026–2027 próg unijny dla robót budowlanych wynosi 5 404 000 euro, czyli 23 291 240 zł netto. To ustalona przepisami równowartość, nie wynik przeliczenia po dzisiejszym kursie euro. Obwieszczenie Prezesa UZP, M.P. 2025 poz. 1247.

Z tym progiem porównuje się wartość zamówienia ustaloną zgodnie z Pzp. Gdy zamawiający dzieli jedno zamówienie na części, zasadniczo liczy się ich łączna wartość. Dotyczy to zarówno jednego postępowania z ofertami częściowymi, jak i kilku osobnych postępowań na poszczególne części. Pzp, art. 30 ust. 1 i art. 91.

Dlatego przetarg na jeden etap może być prowadzony w procedurze unijnej i opublikowany w TED, choć sam etap jest wart znacznie mniej niż 23,29 mln zł netto. Nie musi istnieć wcześniejsze, duże ogłoszenie, które potem „rozbito”. Zamawiający może od początku planować odrębne postępowania, ale szacować części łącznie.

Nie oznacza to sumowania wszystkich robót budowlanych gminy w danym roku. Trzeba ustalić, czy tworzą jedno zamówienie; dla robót znaczenie ma m.in. wspólna funkcja techniczna lub gospodarcza. Sam wspólny zamawiający, kod CPV lub program dofinansowania tego nie przesądza. Komentarz UZP do art. 30.

Istnieje też wyjątek: dla części robót o wartości poniżej równowartości 1 mln euro można zastosować przepisy właściwe dla tej części, jeśli łączna wartość części objętych wyjątkiem nie przekracza 20% wartości całego zamówienia. To możliwość z konkretnymi warunkami, a nie automatyczna zasada dla każdego mniejszego etapu. Pzp, art. 30 ust. 4.

Budczyce: etap za około 12 mln zł netto w procedurze unijnej

Gmina Zawonia ogłosiła w TED budowę kanalizacji w Budczycach jako pierwszy etap budowy kanalizacji sanitarnej w aglomeracji Zawonia. Ogłoszenie TED 700766-2025 opublikowano 23 października 2025 r.

W sprawie KIO 706/26 zamawiający podał wartość tego etapu: 12 061 289,60 zł netto. Była niższa od obowiązującego wówczas progu dla robót, czyli 25 680 260 zł netto. Jednocześnie SWZ wskazywała, że suma wartości wszystkich części przekracza próg unijny. Izba potwierdziła, że postępowanie traktowano jako część większego zamówienia i prowadzono w przetargu nieograniczonym. Wyrok KIO z 31 marca 2026 r., ustalenia dotyczące wartości i pkt II.3 SWZ.

Dla firmy szukającej kontraktu na kilkanaście milionów złotych to był przetarg do rozważenia. Odrzucenie go tylko dlatego, że pojawił się w TED, oznaczałoby pominięcie zamówienia o takiej skali.

Jak sprawdzić, której kwoty dotyczy ogłoszenie?

Przy porównywaniu planu z przetargiem sprawdź:

1. Wersję i pozycję planu. Jeśli ogłoszenie BZP wskazuje numer planu i pozycji, zacznij od tego odnośnika. Przy TED sprawdź także plan zamawiającego opublikowany w BZP lub na jego stronie.
2. Zakres. Czy kwota dotyczy całego zamówienia, jednego postępowania czy części, na którą chcesz złożyć ofertę? Czy kilka pozycji planu połączono, a może zadanie podzielono na etapy?
3. Podstawę procedury. W SWZ szukaj informacji o zamówieniu udzielanym w częściach i o ich łącznej wartości. Pole „brak podziału na części” w jednym postępowaniu nie wyklucza, że samo jest częścią większego zamówienia.
4. VAT, opcje i datę. Porównuj kwoty dotyczące tego samego zakresu. Szacunek obejmujący opcje nie jest tym samym co budżet na zakres podstawowy, a kwota netto nie jest porównywalna wprost z ceną brutto.

Jeżeli chcesz ustalić, ile zamawiający faktycznie przewidział na realizację, sprawdź także wcześniejsze postępowania, dokumenty budżetowe i dofinansowanie. Dotacja jest kolejną, odrębną kwotą: może obejmować część robót albo cały projekt z dokumentacją i nadzorem. Tę ścieżkę pokazujemy w poradniku jak ustalić budżet zamawiającego.

Jak pomaga Lentra

Lentra łączy informacje z planów z ogłoszeniami i dokumentacją oraz rozróżnia znaczenie znalezionych kwot. Możesz sprawdzić ich źródło i zakres, zamiast traktować każdą liczbę przy przetargu jako aktualny budżet na realizację zamówienia. Ręczne szukanie planów, kolejnych ogłoszeń i informacji z otwarcia wykonujemy po naszej stronie, zamiast przerzucać je na zespół ofertowy. Łatwiej ocenisz skalę robót przed uruchomieniem kosztorysu. Zasady powiązań i korzystania ze źródeł opisujemy w metodologii.

Masz przetarg, przy którym kwota z planu nie pasuje do dokumentacji? Sprawdź go z nami w Lentrze.